Kwestię podpisywania deklaracji podatkowych określa szczegółowo rozdział 9a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Generalną zasadą jest, iż deklarację może podpisać podatnik lub osoba uprawniona do reprezentowania podatnika (np. zarząd w przypadku osób prawnych). Ponadto zgodnie z art. 80 a Ordynacji podatkowej:
§ 1. Jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
§ 2. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy.
§ 2a. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.
§ 3. Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliłygo wszystkie osoby.
§ 4. W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym.
Należy pamiętać, iż deklaracja nie podpisana lub podpisana przez osobę nieuprawnioną jest nieważna. Zasada ta nie wynika wprost z przepisów, ale z analizy formularza deklaracji wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów zawierających oświadczenie podatnika, że dane zawarte w deklaracji są zgodne z prawdą oraz że znane mu są przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością. A takie oświadczenie dla swojej ważności musi być podpisane. Dodatkowo w celu odpowiedzi na postawione pytanie należy zwrócić uwagę na kwestię terminu i sposobu składania deklaracji.
Zgodnie z art. 12 par. 6 Ordynacji podatkowej „Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru;
2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;
3) złożone przez żołnierza lub członka załogi statku morskiego w dowództwie jednostki wojskowej lub kapitanowi statku;
4) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego;
5) złożone przez osobę aresztowaną w administracji aresztu śledczego”.
Tak więc odpowiadając na pytanie należy stwierdzić, iż najlepszym rozwiązaniem wydaje się złożenie deklaracji przez prezesa w polskim urzędzie konsularnym, a nie w zagranicznym urzędzie pocztowym (rozwiązanie trzecie proponowane przez czytelnika).
Można również rozważyć podpisanie deklaracji przez osobę upoważnioną (która otrzymała stosowne pełnomocnictwo) i przedłożenie wspomnianego pełnomocnictwa w terminie późniejszym (rozwiązanie drugie podane przez czytelnika), niemniej istnieje ryzyko, iż urząd skarbowy może zakwestionować fakt udzielenia pełnomocnictwa, tak aby było ono skuteczne w dacie złożenia deklaracji (no chyba, że pełnomocnictwo zostanie potwierdzone przez notariusza). Natomiast nie wolno podpisywać deklaracji nie będąc do tego umocowanym, gdyż z zasady stanowi to naruszenie prawa. Opcja gdzie składamy deklarację bez podpisu (rozwiązanie pierwsze proponowane przez czytelnika), w ogóle nie wchodzi w rachubę, gdyż jest równoznaczna z niezłożeniem deklaracji, co pociąga za sobą negatywne konsekwencje karno-skarbowe.
Aby uniknąć w przyszłości podobnych sytuacji należy umocować, któregoś z pracowników spółki, (np. głównego księgowego) tak aby mógł składać deklaracje w imieniu spółki.
Michał Iwanina
Biegły Rewident
