0
998
Jestem księgową w spółce z o.o. Nasza spółka jako płatnik jest zobowiązana do przekazania rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) oraz imiennych informacji PIT-11 właściwym urzędom oraz pracownikom w terminach ustawowych. Spółka chcąc zrealizować ten obowiązek zamierza przekazać pracownikowi stosowną informację za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formie wiadomości elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wiadomość ta ma zostać przesłana na adres elektroniczny pracownika podany przez niego specjalnie do tego celu. Czy w ten sposób spółka prawidłowo wywiąże się z powyższych obowiązków płatnika?
ODPOWIEDŹ
Chociaż organy podatkowe nie zgadzają się na taką formę przekazania pracownikowi imiennej informacji PIT-11, to jednak płatnicy chcący przekazywać je pracownikom drogą elektroniczną zyskali poparcie WSA. W jednym z wydanych niedawno wyroków sąd uznał bowiem, że przepisy prawa nie zabraniają przekazania deklaracji podatnikowi przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym na adres podany w tym celu przez pracownika, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji.
Ustawodawca nałożył na płatników podatku dochodowego od osób fizycznych określone obowiązki związane ze sporządzeniem i przekazywaniem podatnikom oraz właściwym urzędom skarbowym deklaracji, imiennych informacji bądź rocznego obliczenia podatku, wyznaczając w tym celu nieprzekraczalny termin. Roczna deklaracja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za dany rok podatkowy zasadniczo musi zostać przekazana właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie do końca stycznia następnego roku. Natomiast roczne obliczenie podatku (PIT-40 albo PIT-40A) bądź imienne informacje (PIT-11) płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują je podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku nierezydentów - urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.
Z powyższych przepisów wynika zatem, że na płatnikach spoczywa obowiązek zarówno sporządzenia, jak i przekazania urzędowi skarbowemu i podatnikowi rocznego obliczenia podatku albo sporządzonej według ustalonego wzoru imiennej informacji. Należy podkreślić, że forma sporządzenia powyższych została zastrzeżona w przepisach prawa podatkowego i powinna mieć postać ustalonego wzoru, określonego w stosownych rozporządzeniach Ministra Finansów. Odrębną kwestią pozostaje natomiast to, w jaki sposób płatnik powinien sporządzone dokumenty przekazać.
Ustawodawca zdecydował się uregulować zasady składania organom podatkowym niektórych deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Stosowna regulacje w tym zakresie zawiera Ordynacja podatkowa oraz wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze. Przepisy podatkowe nie regulują natomiast zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do rocznego obliczenia podatku oraz imiennej informacji ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikowi. Należy więc odróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi (które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych), od przekazania, którego dokonuje płatnik w stosunku do podatnika.
Ponieważ przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatkowych pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi, to nie może w stosunku do nich mieć zastosowania art. 144a Ordynacji podatkowej dopuszczający doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę.
Przepis ten może bowiem być stosowany tylko w stosunku do strony postępowania oraz podmiotów działających w imieniu strony (przedstawiciela, pełnomocnika). Nie może natomiast dotyczyć doręczania pism poza postępowaniem podatkowym. W odniesieniu do doręczania deklaracji podatkowych przez płatników do podatników nie może mieć również bezpośredniego zastosowania art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało m.in. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.
Nie może mieć również tutaj zastosowania rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym wydane na podstawie art. 16 ust.3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Przepisy tej ustawy mają zastosowanie do określonych w niej podmiotów publicznych realizujących zadania publiczne określone przez ustawy oraz podmiotu, któremu podmiot publiczny powierzył lub zlecił realizację zadania publicznego, jeżeli w związku z realizacją tego zadania istnieje obowiązek przekazywania informacji do lub od podmiotów niebędących organami administracji rządowej. Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ma zatem zastosowanie tylko do podmiotów niepublicznych spełniających ten warunek. Natomiast obowiązek przekazywania podatnikom deklaracji przez płatników wynika bezpośrednio z prawa podatkowego.
Doręczenie deklaracji przez płatnika może zatem nastąpić w każdej prawnie dopuszczalnej formie. W praktyce najczęściej doręczenie ma miejsce:
• poprzez bezpośrednie doręczenie przez płatnika deklaracji w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata ( np. w miejscu pracy),
• za pośrednictwem operatora pocztowego - zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe i rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych.
Jednak przepisy prawa nie zabraniają przekazywania przekazania deklaracji podatnikowi przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na podany w tym celu adres pracownika. Warunkiem jest jednak zachowanie wzoru deklaracji.
Bezpieczny podpis elektroniczny, stosownie do art. 6 ust.1 ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwala zweryfikować, czy została ona sporządzona przez upoważniony podmiot.
Należy podkreślić, że w razie sporu to na płatniku będzie spoczywał obowiązek udowodnienia doręczenia takiej informacji podatnikowi. Dowodem takim niewątpliwie będzie elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą informacje zostały przesłane.
Podstawa prawna: art. 37 ust. 1-3, art. 39 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j. t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm. • art. 3 pkt5, art. 3a § 1 i 2, art. 3b § 1 i 2, art. 12 § 6 pkt 1, art. 144a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60 ze zm. • rozporządzenie Ministra Finansów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie struktury logicznej deklaracji i podań, sposobu ich przesyłania oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone - Dz. U. Nr 246, poz. 1820 ze zm. art. 2 ust.1 i 2, art. 3 ust.3, art. 13 ust. 2 pkt 1, art. 16 ust.3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne -Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm. • art. 6 ust.1 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym - Dz. U Nr 130, poz.1450 ze zm.
Anna Welsyng
Radca Prawny, Doradca Podatkowy
