Ewidencja składek ZUS z zeszłego roku zapłaconego w roku bieżącym

Zgodnie z zasadą memoriałową określoną w art. 6. ust.1 ustawy o rachunkowości (UoR), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zgodnie z tą regułą, składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę (bez względu na termin ich faktycznej zapłaty) od wynagrodzeń za miesiące od stycznia do grudnia danego roku powinny być ujęte w księgach rachunkowych tegoż roku.

Księgowanie składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę dokonywane jest na podstawie zbiorówki listy płac (dokument PK) w następujący sposób:

- Wn 445 Świadczenia na rzecz pracowników – ZUS

- Ma 229 Rozrachunki z ZUS

Saldo konta 445 na koniec roku przenoszone jest na wynik finansowy. Saldo Ma konta 229 stanowi bilans otwarcia roku następnego. Fakt opłacenia składek w roku następnym ujmowany jest w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego w sposób następujący:

- Wn 229 Rozrachunki z ZUS

- Ma 131 Rachunek bankowy

Koszty składek na ZUS w ujęciu podatkowym

Art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UPDOP) mówi, że składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 4g, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 40, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;

• z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt.57a i ust. 7d UPDOP.

Przykład

Firma X zgodnie z obowiązującym u niej regulaminem dokonała wypłaty wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2010 w następujący sposób:

• pracownikom administracyjnym w dniu 30 grudnia 2010

• pracownikom produkcyjnym w dniu 8 stycznia 2011.

Od wypłaconych wynagrodzeń firma X dokonała przelewu składek do ZUS w następujących terminach:

• 15 stycznia 2011 od wynagrodzeń pracowników administracyjnych za XII/2010

• 15 lutego 2011 od wynagrodzeń pracowników produkcyjnych za XII/2010

Firma X ustalając koszty uzyskania przychodu za rok 2010 powinna zaliczyć do nich wynagrodzenia zarówno pracowników administracyjnych jak i produkcyjnych oraz składki  ZUS od wynagrodzeń za XII/2010 pracowników administracyjnych. Składki ZUS od wynagrodzeń za miesiąc XII/2010 pracowników produkcyjnych w roku 2010 będą NKUP. Dopiero ustalając zaliczkę na podatek za miesiąc luty 2011 firma X powinna ująć statystycznie do kosztów uzyskania przychodów opłacone składki za XII/2010 od wynagrodzeń pracowników produkcyjnych.

Ponieważ składki ZUS będące NKUP w roku 2010 aktywują się w roku następnym, firma X powinna w roku 2010 utworzyć aktywo na podatek dochodowy z tytułu różnic przejściowych.

REASUMUJĄC

W roku bieżącym należy do ksiąg rachunkowych wprowadzić tylko operację opłacenia składek ZUS na podstawie wyciągu bankowego i ewentualnie rozwiązać aktywo na podatek dochodowy z tytułu różnic przejściowych (o ile zostało utworzone w roku 2010). Dodatkowo ustalając zaliczkę na podatek dochodowy za rok 2011 należy statystycznie (bez księgowania) ująć w kosztach uzyskania przychodów opłacone składki ZUS za rok 2010.

Dorota Mróz

Biegły Rewident