Rozliczenie delegacji zagranicznej

ODPOWIEDŹ

Rozliczenie delegacji zagranicznej przysparza zwykle sporo problemów, zwłaszcza, że żadne przepisy w sposób jednoznaczny nie określają jaki kurs waluty należy stosować przy rozliczeniu.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (UPDOP), koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 4e UPDOP, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Za datę poniesienia kosztu z tytułu delegacji służbowej przyjmuje się dzień w którym nastąpiło rozliczenie delegacji. Tak więc do ujęcia w księgach rachunkowych stricte kosztów delegacji służbowej wyrażonych w walutach obcych, należy zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Znacznie więcej wątpliwości mają podatnicy w związku z kursem właściwym do ujęcia operacji gotówkowych pojawiających się wraz z delegacjami. Zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości (UoR), wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt.1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Z powyższych przepisów wynika, że w sytuacji, gdy do przeliczenia danej operacji nie można zastosować kursu faktycznie poniesionego, należy wówczas zastosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji. Ustawy podatkowe w kwestii ustalania różnic kursowych, mówią tylko o przeliczaniu powyższych operacji po kursie faktycznie zastosowanym.

Żeby uniknąć niepotrzebnych komplikacji, najlepiej byłoby w Zakładowym Planie Kont (ZPK) przyjąć rozwiązanie, że do ustalania podatkowych różnic kursowych (jako kurs faktycznie zastosowany) stosuje się kurs zgodnie z postanowieniami art. 30 ust. 2 UoR.

Przykład

Firma posiada rachunek bankowy w EUR i wszystkie wpływy i wypływy z tego rachunku, (zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości), przelicza po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji. W dniu 14 lipca 2011 roku wypłacono z banku 200 EUR na poczet przyszłych delegacji zagranicznych. Do przeliczenia wypłaconej kwoty przyjęto kurs średni NBP z dnia 13 lipca 2011 roku, który wynosił 4,0288 PLN.

1. W dniu 14 lipca 2011 roku zaksięgowano przyjęcie gotówki z banku (dokument KP)

- Wn 100-2 Kasa w EUR  805,76 PLN (200 EUR)

- Ma 131-2 Rachunek bieżący w EUR  805,76 PLN (200 EUR)

2. W dniu 18 lipca 2011 roku pracownik pobrał zaliczkę na delegację w kwocie 100 EUR. Zaliczkę zaksięgowano po kursie historycznym z dnia pobrania gotówki z banku.

- Wn 249-XX Zaliczki na poczet delegacji  402,88 PLN (100 EUR)

- Ma 100-2 Kasa w EUR  402,88 PLN (100 EUR)

3. W dniu 26 lipca 2011 roku dokonano rozliczenia delegacji w następujący sposób:

• Zaakceptowane przez pracodawcę koszty delegacji w EUR: 93,00

• Zaakceptowane przez pracodawcę koszty delegacji w PLN: 68,00

• Pobrana zaliczka w EUR: 100,00

• Do zwrotu w EUR: 7,00

• Pobrana zaliczka w PLN: 0,00

• Do wypłaty w PLN: 68,00

Do przeliczenia kosztów delegacji wyrażonych w EUR przyjęto kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki, tj. 25 lipca 2011 roku i wynosił on 4,0065 PLN. Na prośbę pracownika pomniejszono mu kwotę do wypłaty, tj. 68 PLN o kwotę do zwrotu, czyli o 7 EURO (do ich przeliczenia przyjęto również kurs średni NBP z 25 lipca 2011 roku). Ostatecznie wypłacono pracownikowi 39,95 PLN.

4. Księgowanie rozliczenia delegacji:

- Wn 463- XX Koszty delegacji (93 EURO x 4,0065 PLN + 68 PLN)  440,60 PLN

- Ma 249-XX Zaliczki na poczet delegacji (100 EURO x kurs hist.)  402,88 PLN

- Ma 100 -1 Kasa w PLN (68 PLN – 7 EURO x 4,0065 PLN)  39,95 PLN

- Wn 751-X Różnice kursowe ujemne  2,23 PLN

Pocieszająca jest wiadomość, że w dniu 18 sierpnia 2011 roku Prezydent RP podpisał ustawę wprowadzającą zmiany w podatku dochodowym od osób prawnych i w podatku dochodowym od osób fizycznych, która zmienia zasady ustalania różnic kursowych (przyjmując rozwiązania zawarte w ustawie o rachunkowości). Począwszy od 1 stycznia 2012 roku art. 15a ust. 4 UPDOP otrzyma brzmienie:

„Przy obliczaniu różnic kursowych, o których mowa w ust. 2 i 3, uwzględnia się kursy faktycznie zastosowane w przypadku sprzedaży lub kupna walut obcych oraz otrzymania należności lub zapłaty zobowiązań. W pozostałych przypadkach, a także gdy do otrzymanych należności lub zapłaty zobowiązań nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, stosuje się kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień."

Dorota Mróz

Biegły Rewident