Usługi przewozu osób oraz wynajmu samochodu z kierowcą a stosowanie wirtualnych kasy rejestrujących

Odpowiedź

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników wykonujących min. usługi przewozu osób samochodem osobowym, w  tym taksówką oraz usługi wynajmu samochodów osobowych z  kierowcą. Należy zauważyć, że ustawodawca nie nakazał stosowania tzw. „wirtualnych kas”, zatem wybór należy do Podatnika. Kasy te, posiadają funkcję przesyłu danych do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. 

Zatem, przy wykorzystaniu takiej kasy, będzie następowało ciągłe, zautomatyzowane i bezpośrednie przesyłanie danych z kas z prowadzonej ewidencji oraz o zdarzeniach fiskalnych, które zaistniały podczas ich użytkowania. Niestety. W praktyce wirtualne kasy rejestrujące nie są jeszcze dostępne na rynku. Producenci oczekują obecnie na uzyskanie potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że wirtualne kasy spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.

Uzasadnienie

W celu zmniejszenia kosztów związanych z wymianą kas na urządzenia online wprowadzono, tzw. kasy wirtualne.  Podobnie jak kasy online, kasy te mają funkcję przesyłania danych do systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez szefa KAS za pośrednictwem sieci teleinformatycznej. Dzięki temu umożliwiony zostanie ciągły, automatyczny i bezpośredni transfer danych z kas fiskalnych do KAS. Docelowo oprogramowanie to ma zastąpić tradycyjne urządzenia fiskalne. Wirtualne kasy działają zatem bardzo podobnie do kas fiskalnych online, z tą różnicą, że wirtualne kasy są oprogramowaniem, a kasy fiskalne online są odrębnymi urządzeniami. 
Będą one zatem alternatywą dla kas fiskalnych używanych dotychczas przez podatników – kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii czy kas online.
W przypadku wirtualnych kas online zasady korzystania są podobne do obowiązujących przy wdrożonych wcześniej kasach online.
Dedykowane są one do  niektórych grup podatników lub rodzajów czynności. 
Zasady w tym zakresie regulują dwa rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących mających postać oprogramowania, które weszły w życie od dnia 1 czerwca 2020 roku, tj.:

1. z dnia 26 maja 2020 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
2. z nia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w  odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Zgodnie z § 1 w/w rozporządzenia z 29 maja 2020 r. kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do min. następujących czynności:

1. usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875).
2. usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0).

W myśl § 4 ust. 1 rozporządzenia w  sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie:

1. kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji;
2. kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące min. kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875).

W rozdziale 4 załącznika nr 1 ustawodawca umieścił wymagania techniczne dla kas o zastosowaniu specjalnym. I tak, kasa przeznaczona do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, jest wydzielonym modułem aplikacji mobilnej, o której mowa w art. 13b ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym, albo stanowi oddzielną aplikację zintegrowaną z tą aplikacją lub współpracuje z taksometrem.
Kasa ta, otrzymuje następujące dane z ww. aplikacji mobilnej lub taksometru:

1. numer rejestracyjny i numer boczny taksówki albo w przypadku pojazdów innych niż taksówki - numer rejestracyjny pojazdu;
2. dane kursu zawierające kolejne pozycje, w tym co najmniej:
   a)    czas rozpoczęcia oraz zakończenia kursu,
   b)    przebytą w kursie drogę,
   c)    oznaczenie „OPŁATA POCZĄTKOWA”,
   d)    wartość opłaty początkowej kursu z oznaczeniem literowym stawki podatku, zwolnienia od podatku albo z oznaczeniem „NIEPODLEGAJĄCA OPODATKOWANIU”,
   e)    opis kolejnych taryf, na których był rejestrowany kurs, cenę danej taryfy za 1 kilometr oraz za 1 godzinę,
   f)    ilość jednostek taryfowych zarejestrowanych w danej taryfie,
   g)    cenę jednostki taryfowej,
   h)    wartość sumaryczną jednostek taryfowych,
   i)    oznaczenie literowe stawki podatku, zwolnienia od podatku albo oznaczenie „NIEPODLEGAJĄCA OPODATKOWANIU”,
   j)    oznaczenie „DOPŁATA”, o ile występuje,
   k)    ilość jednostek dopłaty, o ile występuje,
   l)    cenę jednostki dopłaty, o ile występuje,
   m)    wartość sumaryczną dopłaty, o ile występuje, z oznaczeniem literowym stawki podatku albo z oznaczeniem „NIEPODLEGAJĄCA OPODATKOWANIU”,
   n)    w przypadku stosowania ceny umownej - zamiast danych, o których mowa w lit. c-m - blok danych zawierający co najmniej:
   - oznaczenie „CENA UMOWNA”,
   -    wartość ceny umownej za kurs.

Kasa, posiada funkcję umożliwiającą anulowanie paragonu fiskalnego dla rozliczenia kursu, który rozpoczął się postojem nie dłuższym niż 20 minut i zakończył przejechaniem odcinka drogi nie dłuższego niż 500 m albo tylko samym postojem nie dłuższym niż 20 minut.
Dodać trzeba, że w myśl § 6 rozporządzenia podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.
Podatnicy, podobnie jak przy zastosowaniu pozostałych typów kas, prowadząc ewidencję:

1. wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny, z zastrzeżeniem § 17;
2. w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty):
   a)    w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania,
   b)    za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
   
   Paragon może być wystawiony w formie papierowej bądź elektronicznej (za zgodą nabywcy, w sposób z nim uzgodniony). Podatnik powinien zapewnić czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej – jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży
3. wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
4. wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
5. przypisują oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:
   a)    literze „A” - jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%,
   b)    literze „B” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%,
   c)    literze „C” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%,
   d)    literze „D” - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%,
   e)    literze „E” - jest przypisane zwolnienie od podatku,
   f)    literze „F” i „G” - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;
6. przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku;
7. przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680 oraz z 2020 r. poz. 568), i zapewniają do nich dostęp;
8. zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;
9. przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

Podkreślić także należy, że  zgodnie z § 13 rozporządzenia  przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji podatnik dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie obsługi kasy, gdy baza danych kasy nie zawiera danych, z wyjątkiem numeru unikatowego. Fiskalizacja obejmuje czynności określone w § 17 załącznika nr 1 do rozporządzenia tj. kasa zapewnia:

1. przesłanie certyfikatu danej kasy;
2. zgłoszenie żądania fiskalizacji;
3. przesłanie sumy kontrolnej programu pracy kasy oraz nazwy i numeru wersji programu pracy kasy;
4. pobranie przez kasę numeru ewidencyjnego;
5. zerowanie wszystkich liczników kasy;
6. zapis numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz numeru ewidencyjnego w bazie danych kasy, którego użytkownik nie może zmienić w trakcie używania kasy;
7. zapis kategorii kasy w bazie danych kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas;
8. wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji i przesłanie go do Centralnego Repozytorium Kas;
9. pobranie i zapis w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych;
10. uruchomienie trybu fiskalnego kasy.

Również w tym przypadku Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, tj. pracownika, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia jej tego zadania, z zasadami prowadzenia ewidencji w tym z zasadami wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutkami ich nieprzestrzegania. Pracownik przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji zgodnie z wzorem zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
Analogicznie jak w przypadku pozostałych rodzajów kas, w sytuacji błędów, zwrotów podatnik będzie zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji określonej rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, bowiem również w przypadku tych kas nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników wykonujących min. usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką oraz usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, zatem wybór dotyczący stosowania „kas wirtualnych” jest decyzją Podatnika. Niemniej, w praktyce wirtualne kasy rejestrujące nie są jeszcze dostępne na rynku. Producenci oczekują obecnie na uzyskanie potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że wirtualne kasy spełniają funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.

 

Podstawa prawna: art. 111 ust. 1, art. 111a ust. 3,  art. 111b ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, §1, § 4, § 6 ust. 1, § 8, § 13, załącznik nr 1 - § rozdział 3 § 17, rozdział 4 § 50 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, §1 pkt 1, pkt 2; § 2,  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.