Zaległe wpłaty na rachunek ZFŚS

ODPOWIEDŹ

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (UZFŚS), Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpisy na Fundusz obciążają koszty działalności pracodawcy. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów (Art. 5-6 UZFŚS).

Często bywa tak, że kwota środków przekazanych w danym roku kalendarzowym na wyodrębniony rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest mniejsza niż wynika to z naliczonego i zaksięgowanego w koszty odpisu rocznego. Z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów te kwoty odpisów i zwiększenia, które w rozumieniu UZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń nie zostały wpłacone na rachunek Funduszu.

Kwota zaległych wpłat na rachunek Funduszu nie przepada i powinna być uregulowana w roku następnym. Uregulowanie płatności powoduje aktywowanie kosztów w podatku dochodowym roku następnego. Oznacza to, że podatnik powinien statystycznie (pozaewidencyjnie) do kosztów następnego roku podatkowego dodać wartość opłaconego odpisu z roku poprzedniego.

Odnośnie przekazywania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek Funduszu wypowiedziało się Ministerstwo Finansów w piśmie PB3-1416/722-186/WK/2000 z dnia 17 maja 2000 roku, gdzie wyraziło pogląd, że tworzenie Funduszu (naliczanie odpisu podstawowego oraz przekazanie równowartości środków pieniężnych z tego tytułu na odrębny rachunek bankowy) dotyczy danego roku kalendarzowego. Jeżeli jednak w danym roku kalendarzowym z przyczyn ekonomicznych nastąpiło jedynie zaksięgowanie odpisu podstawowego na Fundusz bez równoczesnego przekazania środków na odrębny rachunek bankowy w określonych terminach - zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej - pracodawca pozostaje dłużnikiem Funduszu i powinien powstałe wobec tego Funduszu zobowiązanie wypełnić w najbliższym możliwym terminie.

Należy mieć również na uwadze art. 12a UZFŚS, który mówi, że kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Przykład: Planowane przeciętne zatrudnienie w firmie OSA Sp. z o.o. na rok 2010 wynosiło 250 osób. Odpis na jednego pracownika wynosi 1.047,84 zł. Planowany roczny odpis: 250 x 1.047,84 zł = 261.960 zł.

1) Księgowanie na podstawie dokumentu PK

- Wn 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów – odpis na ZFŚS 261.960 zł

- Ma 850 ZFŚS 261.960 zł

2) Miesięczne księgowanie w koszty 1/12 odpisu, tj. 21.830 zł, dokument PK

- Wn 445 Świadczenia na rzecz pracowników – odpis na ZFŚS 21.830 zł

- Ma 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów – odpis na ZFŚS 21.830 zł

3) w maju dokonano przelewu 75% naliczonego odpisu, tj. 196.470 zł na rachunek Funduszu, na podstawie wyciągu zaksięgowano:

- Wn 139 Rachunek ZFŚS 196.470 zł

- Ma 131 Rachunek bieżący 196.470 zł

4) we wrześniu dokonano przelewu 15% naliczonego odpisu, tj. 39.294 zł, na podstawie wyciągu zaksięgowano:

- Wn 139 Rachunek ZFŚS 39.294 zł

- Ma 131 Rachunek bieżący 39.294 zł

5) na koniec grudnia 2010 roku obliczono faktyczne przeciętne zatrudnienie i okazało się, że wynosiło ono 255 osób. Dokonano korekty odpisu na rok 2010 (5 x 1.047,84 zł = 5.239,20 zł. Księgowanie na podstawie dokumentu PK:

- Wn 445 Świadczenia na rzecz pracowników – odpis na ZFŚS 5.239,20 zł

- Ma 850 ZFŚS 5.239,20 zł

Do końca roku 2010 nie przelano więcej żadnych środków na konto Funduszu. Jak wynika z zapisów księgowych dokonanych w roku 2010:

a) koszty z tytułu odpisów na ZFŚS (saldo konta 445) wynoszą: 267.199,20 zł

b) kwota przelana na konto Funduszu: 235.764 zł

Koszty nie będące kosztami uzyskania przychodu wynoszą 31.435,20 zł. Tą kwotę przelano w roku 2011 i uznano ją pozaewidencyjnie za koszt uzyskania przychodu.

Dorota Mróz

Biegły Rewident