Korekty obrotu w kasie rejestrującej

Te skuteczne zabezpieczenia, w praktyce powodują określone problemy w sytuacjach, kiedy zostanie popełniona pomyłka w trakcie rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. O ile korygowanie błędów występujących na fakturze VAT uregulowane zostało przepisami rozporządzenia w sprawie podatku VAT, to niestety brak jest jakichkolwiek przepisów dotyczących korygowania pomyłek popełnionych na paragonach fiskalnych. W przypadku rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, korekta danej transakcji możliwa jest jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Kasa rejestrująca dzięki swej konstrukcji i zastosowanym zabezpieczeniom nie posiada bowiem żadnych technicznych możliwości przeprowadzenia korekty informacji zapisanych w jej pamięci.

Brak regulacji prawnych nie może jednak pozbawiać podatnika możliwości korekty pomyłek, które są nieuniknione w każdej działalności gospodarczej. Wręcz przeciwnie, sprzedawca ma obowiązek skorygowania popełnionych błędów, a wynika to z podstawowego obowiązku każdego podatnika, czyli rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, odzwierciedlających rzeczywiste operacje gospodarcze.

Zakaz korekty transakcji sprzedaży zakończonej wydrukiem dotyczy wprost jedynie zakazu korekty paragonu, nie oznacza to jednak możliwości korekty obrotu oraz kwot podatku należnego. W wyroku z dnia 20 kwietnia 1999 r., Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził:

„(…) Obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie figurująca np. na paragonie. Zakaz korekty paragonu jest tylko warunkiem stosowania kasy rejestrującej. Nie przekreśla natomiast zasady wynikającej z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, że podstawą opodatkowania jest obrót. Możliwe jest więc wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie. Ewidencja obrotu i kwot podatku należnego, która prowadzona jest przy zastosowaniu kas rejestrujących, winna odzwierciedlać stan rzeczywisty. Jeśli korekty obrotu zarejestrowanego w kasie fiskalnej przybliżają uzyskany obrót do stanu rzeczywistego, to takie korekty są jak najbardziej dopuszczalne. Obalenie danych wynikających z ewidencji o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Z 2004r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), możliwa jest jedynie wówczas, gdy ich niezgodność z rzeczywistym stanem faktycznym nie tylko wynika z dowodów przeciwnych, przedstawionych przez Podatnika, ale – obiektywnie rzecz biorąc – jest prawdopodobna w stopniu graniczącym z pewnością”.

Skoro więc kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, korekta musi być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. Jakie to powinny być dokumenty, niestety żadne przepisy nie określają. Jedyne wytyczne w tym zakresie, to opracowanie Ministerstwa Finansów, w którym zaleca się prowadzenie tzw. „ewidencji korekt”, gdzie powinny być zapisywane wszelkie zdarzenia związane z korektą obrotu jak: błędy kasjera, udzielone rabaty, zwroty towarów. Brak jednak jakiegokolwiek wzoru takiej ewidencji, dlatego też podatnicy prowadzą je w dowolnej formie. Należy zwrócić uwagę, iż Podatnik powinien zapewnić sobie możliwość udowodnienia, iż każda korekta dokonana została na podstawie stanu faktycznych zdarzeń i nie wynika z próby zatajenia prawdziwej wielkości obrotu. Korekty dokonuje się w następujących sytuacjach:

a) zostanie wydrukowany paragon zawierający mniej lub bardziej oczywisty błąd rachunkowy,

b) po wydrukowaniu paragonu nabywca zrezygnuje z zakupu – albo natychmiast, albo po pewnym czasie,

c) nabywca po pewnym czasie chce zwrócić zakupiony towar, ale nie posiada już oryginału paragonu fiskalnego,

d) na wydrukowanym paragonie znajduje się kilka różnych towarów, a nabywca chce zrezygnować z zakupu jedynie jednego z nich,

e) po upływie pewnego czasu od dnia zakupu klient żąda wystawienia faktury i posiada paragon z kasy (albo paragonu już nie posiada).

Wszystkie powyższe przypadki mają jedną wspólną cechę. Dany obrót i podatek zostały już zaewidencjonowane w pamięci kasy, a sama transakcja została udokumentowana oryginałem i kopią paragonu fiskalnego. „Wstukane” w kasę kwoty zostaną więc ujęte w raporcie dziennym, jak i miesięcznym. Doprowadzenie wielkości kwot obrotu i podatku należnego do wielkości odpowiadających rzeczywistej sprzedaży możliwe jest w takiej sytuacji jedynie poprzez dokonanie odpowiednich zapisów w ewidencji sprzedaży VAT. Dokonanie takich zapisów korygujących powinno się jednak odbyć w oparciu o odpowiedni pośredni dokument źródłowy. Może on nosić na przykład tytuł: „Rejestr korekt kasy fiskalnej”, a powinien zawierać kwoty rzeczywiście wprowadzone do kasy, kwoty, które powinny być wprowadzone, wynikające z porównania obu wielkości kwoty korekty, przyczynę korekty oraz inne dane (np. nabywcy, który zrezygnował z zakupu), uwiarygodniające poprawność korekty. Rejestr ten powinien zawierać jak najwięcej danych, które będą przemawiały za poprawnością i koniecznością zmniejszenia lub zwiększenia obrotu i podatku wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym. Wynika to z faktu, że ciężar udowodnienia, iż w danym okresie rzeczywisty obrót i podatek były inne od tych, które zostały zapisane w pamięci kasy, będzie spoczywał na podatniku.

Przypadek opisany w punkcie a., jest chyba przypadkiem występującym najczęściej. W sytuacji wydrukowania paragonu z błędną ceną lub stawką podatku paragon ten należy zachować, a nabywcy wydrukować i wydać paragon poprawny. Paragon błędny należy dołączyć do wydruków fiskalnych za dany miesiąc (dobowych i miesięcznego) oraz opisać całą sytuację w rejestrze korekt w celu uchwycenia kwot, które jako korekty trzeba będzie wpisać do ewidencji sprzedaży VAT. Wiarygodność całego zdarzenia będzie tym większa, im bardziej oczywisty będzie popełniony błąd. Problem powstanie, gdy Podatnik zorientuje się, że jest błąd w wydrukowanym paragonie, a nabywcy wraz z paragonem nie będzie już w punkcie sprzedaży. W takiej sytuacji można korygować jedynie pomyłki oczywiste (np. gdy z paragonu wynika, że sprzedano jedną gazetę za 1000 zł lub za 0,01 zł). Należy wtedy skserować kopię błędnego paragonu i w rejestrze korekt opisać popełniony błąd oraz wyliczyć kwoty zmniejszające lub zwiększające dane wynikające z kasy, do wpisania do ewidencji sprzedaży VAT.

W przypadku rezygnacji z zakupu przez nabywcę, który posiada oryginał paragonu fiskalnego (także w przypadku uznanej reklamacji) – punkt b. – sprzedawca otrzymuje z powrotem i towar i paragon. Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie będzie polegała w tym przypadku na zmn...