Obowiązek udokumentowania zaliczki w przypadku jej zwrotu

ODPOWIEDŹ

Należy wystawić fakturę zaliczkową i odprowadzić podatek w deklaracji za marzec, a następnie w kwietniu wystawić fakturę korygującą i pomniejszyć należny podatek po spełnieniu ustawowo określonych wymogów.

UZASADNIENIE

Mimo, iż w końcowym rozliczeniu do transakcji nie doszło, należy zaliczkę rozliczyć uwzględniając obowiązek wynikający z tytułu jej otrzymania, zachowując jednocześnie prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego wskutek jej zwrotu. Przepisy podatkowe nie przewidują bowiem prawa do nierozliczenia transakcji z uwagi na jej efekt końcowy.

W konsekwencji ma Pani obowiązek rozliczenia otrzymanej zaliczki w deklaracji za marzec i wystawienia z tego tytułu faktury do 15 kwietnia. A dopiero w związku ze zwrotem zaliczki w kwietniu, powinna Pani kolejno wystawić fakturę korygującą w terminie zaistniałego zdarzenia. Przy czym prawo do pomniejszenia podatku należnego z tytułu zwrotu zaliczki będzie przysługiwało po spełnieniu ustawowych warunków.

Analizując Pani sytuację, należy przypomnieć obowiązki wynikające z tytułu otrzymania zaliczki. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę (…), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4. Jeśli więc w marcu otrzymała Pani zaliczkę, to obowiązek podatkowy z tego tytułu powstanie w tym miesiącu, niezależnie od terminu, w jakim ostatecznie wystawi Pani fakturę. Daty te nie muszą być bowiem spójne. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, przy czym w terminie wskazanym w art. 106i ust. 2 ustawy, czyli do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty. Zatem choć fakturę z tytułu otrzymania zaliczki może Pani wystawić do 15 kwietnia, to obowiązek podatkowy powstał już w marcu i to niezależnie od tego, że w dniu 4 kwietnia, czyli jeszcze przed wystawieniem faktury zaliczkowej, zwróciła Pani zaliczkę. Dokonany zwrot będzie bowiem ponownie skutkował koniecznością udokumentowania zdarzenia gospodarczego. W myśl przepisu art. 106j ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Jak wynika z powyższego, sytuacja, w której przed wystawieniem faktury zaliczkowej nastąpił zwrot zaliczki, niestety nie zwalnia Pani z konieczności terminowego rozpoznania obowiązku podatkowego oraz prawidłowego udokumentowania zdarzeń związanych z otrzymaniem i zwrotem zaliczki. Obowiązek podatkowy określony przepisem art. 19a ust. 8 ustawy powstaje niezależnie od faktu wystawienia, bądź nie wystawienia faktury zaliczkowej, ani nie jest determinowany innymi okolicznościami, jak np. zwrotem zaliczki przed wystawieniem faktury zaliczkowej.

Zatem w omawianym przypadku, po pierwsze winna Pani wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie z...