Scentralizowane rozliczanie VAT w jednostkach budżetowych

1. Centralizacja - zasady ogólne

Przypomnijmy, iż od 1 stycznia 2017 roku podatnikami VAT mogą być wyłącznie gminy, powiaty lub województwa samorządowe. Centralizacja rozliczeń VAT (konsolidacja rozliczeń VAT) to sposób rozliczania podatku od towarów i usług polegający na tym, że jednostka samorządowa rozlicza w swojej deklaracji VAT czynności wszystkich swoich jednostek i zakładów budżetowych. Centralizacja rozliczeń VAT obejmuje wszystkie podległe danej jednostce samorządowej jednostki i zakłady budżetowe.

Centralizacja dotyczy wszystkich jednostek samorządu terytorialnego, tj. gmin, powiatów i województw samorządowych. Centralizacja natomiast nie dotyczy:

• samorządowych instytucji kultury (np. domów kultury, bibliotek, muzeów, teatrów, kin itp., będących osobami prawnymi),

• samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (szpitali, przychodni zdrowia itp.),

• spółek komunalnych z udziałem gminy (np. przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych itp.),

• państwowych jednostek budżetowych.

Najważniejsze zmiany po centralizacji:

• 1) Urząd gminy (powiatu, województwa), jednostka budżetowa i zakład budżetowy nie są podatnikami podatku VAT, gdyż wykonując w imieniu i na rzecz gminy (powiatu, województwa) zadania danego organu, nie wykonują samodzielnie działalności gospodarczej. Podatnikiem VAT może być tylko jednostka samorządowa tj. gmina, powiat, województwo, przy czynnościach, które są wykonywane na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

• 2) W umowach, fakturach oraz w deklaracjach VAT-7, powinien być podawany NIP nadany jednostce samorządowej.

• 3) Jednostki i zakłady budżetowe mogą sporządzać cząstkowe deklaracje VAT dla potrzeb jednej deklaracji, która składana jest do urzędu skarbowego.

• 4) Dostawa towarów, jak i usługi świadczone między jednostkami i zakładami budżetowymi w ramach jednej gminy (powiatu, województwa) są czynnościami wewnętrznymi, czyli niepodlegającymi VAT.

Pamiętaj: Jeśli gminna jednostka lub zakład budżetowy dokona jakiegokolwiek świadczenia dla powiatowej lub wojewódzkiej jednostki budżetowej, to obowiązują zasady ogólne przy rozliczeniu VAT. Świadczenia będzie bowiem dokonywać osoba prawna innej osobie prawnej, tj. gmina powiatowi lub gmina województwu samorządowemu.

• 5) Czynności wykonywane pomiędzy jednostką lub zakładem budżetowym a ich gminą (i na odwrót) są czynnościami wewnętrznymi i nie podlegają VAT.

• 6) Obowiązek w zakresie podatku VAT pojawi się, gdy stroną czynności będzie np. dom kultury utworzony przez daną gminę ale będący oddzielnym bytem prawnym (mający osobowość prawną).

Podsumowując, transakcje świadczone:

1	pomiędzy gminą a jej jednostką lub zakładem budżetowym (i na odwrót)	nie podlega opodatkowaniu VAT
2	pomiędzy jednostkami i zakładami budżetowymi tej samej gminy	nie podlega opodatkowaniu VAT
3	pomiędzy jednostkami i zakładami budżetowymi różnych gmin	rozliczenie VAT na ogólnych zasadach
4	pomiędzy jednostkami i zakładami budżetowymi gminy a innymi samorządowymi jednostkami i zakładami budżetowymi (powiatowymi i wojewódzkimi)	rozliczenie VAT na ogólnych zasadach

2. Centralizacja - praktyczne przykłady

Przykład 1

Czy Gmina powinna sporządzić deklarację zbiorczą VAT na podstawie deklaracji złożonych przez swoje jednostki, czy na podstawie złożonych dokumentów przez swoje jednostki?

Gmina dokonuje wyboru metody wg własnego uznania. Gmina może sporządzić jedną zbiorczą deklarację VAT albo na podstawie cząstkowych deklaracji złożonych przez swoje jednostki, albo na podstawie złożonych dokumentów przez swoje jednostki, albo jednych i drugich dokumentów.

Przykład 2

Każda jednostka organizacyjna Powiatu oraz odrębnie Powiat, posiadają swoje nr NIP. Który NIP należy stosować w umowach, na fakturach i w deklaracji VAT?

W umowach, na fakturach i w deklaracji VAT należy stosować tylko i wyłącznie NIP nadany dla Powiatu. NIP nadany jednostkom organizacyjnym powinien być stosowany w innych celach np. rozliczeń PIT, ZUS.

Przykład 3

Czy odpłatność ponoszona przez Ośrodki Pomocy Społecznej z różnych Gmin za obiady dla dzieci objętych ich opieką, będzie podlegać opodatkowaniu VAT?

Odpłatność ponoszona przez OPS-y z różnych Gmin za obiady dla dzieci objętych ich opieką, podlega opodatkowaniu VAT i jest objęta zwolnieniem od VAT.

Przykład 4

Czy refakturowanie energii elektrycznej przez Gminę (opłat za dystrybucję i zużytą energię), zarówno na rzecz innych jednostek budżetowych Gminy, jak i osób prowadzących działalność gospodarczą lub jednostek innych gmin jest objęte VAT?

Refakturowanie energii elektrycznej (tj. opłat za dystrybucję i zużytą energię), jest objęte VAT, jeśli odbywa się na rzecz innych osób, m.in. prowadzących działalność gospodarczą oraz jednostek budżetowych innej gminy. Natomiast refakturowanie energii elektrycznej na rzecz jednostek budżetowych tej samej Gminy, jako czynność wewnętrzna, nie podlega VAT.

Przykład 5

Czy po centralizacji w Gminie, zakład budżetowy musi aneksować umowy o dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków?

Tak. Po scentralizowaniu w aneksach umów o dostarczenie wody i odprowadzenie ścieków z odbiorcami, należy wskazać, iż dostawcą wody i odbiorcą ścieków jest Gmina.

Przykład 6

Czy po scentralizowaniu rozliczeń VAT w gminie, rozliczenia pomiędzy jednostkami i zakładami tej gminy, muszą być dokumentowane notą księgową w kwocie brutto?

Tak, świadczenia pomiędzy jednostkami i zakładami gminy należy dokumentować notą księgową w kwocie brutto.

Przykład 7

Czy należność za wodę i ścieki pomiędzy jednostkami i zakładami Gminy, ma być dokumentowana fakturą czy notą księgową?

Należność taka powinna być dokumentowana wyłącznie notą księgową.

Przykład 8

Czy rozliczenia dot. refundacji ogrzewania pomiędzy Gminą a jej zakładem mają być w kwocie brutto (brak opodatkowania)? Czy w tym celu wystawiamy fakturę czy notę?

Rozliczenia dot. refundacji ogrzewania należy ująć w kwocie brutto (brak opodatkowania) i udokumentować notą.

Przykład 9

Zakład budżetowy Gminy przejął od Gminy transport uczniów do szkół. Dowozy te są refundowane przez Gminę. Jak Gmina prawidłowo ma rozliczać transport po centralizacji - faktura, ewidencja, deklaracja? (Przed centralizacją wystawiane były faktury).

Po wdrożeniu centralizacji czynności te stały się czynnościami wewnętrznymi Gminy i nie są one opodatkowane VAT, nie należy również wystawiać faktur. Prawidłowym dokumentem potwierdzającym wykonanie usług przez zakład budżetowy jest nota obciążeniowa. Kwoty wynikające z noty obciążeniowej nie ujmuje się w ewidencji sprzedaży, ani w deklaracji VAT.

Przykład 10

Szkoła „A” w 2016 roku przenosiła koszty wynajmu sal lekcyjnych i mediów na szkołę „B”.”A” była podatnikiem VAT i traktowała czynsz najmu jako zwolniony od VAT, a koszty mediów jako objęte odpowiednimi stawkami VAT. Szkoły należą do tej samej Gminy. Jak w 2017 roku prawidłowo rozliczać koszt najmu i mediów?

Koszty wynajmu sal lekcyjnych i koszty mediów przenoszone przez jedną szkołę na rzecz innej szkoły z tej samej Gmi...