Faktura dla osoby fizycznej bez jej żądania

Odpowiedź

W Państwa sytuacji prawidłowe jest udokumentowanie sprzedaży jedynie fakturą.

Uzasadnienie
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych powinna zostać zarejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej, o czym stanowi art.111 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług. Przedsiębiorcy pod pewnymi warunkami mogą jednak skorzystać ze zwolnienia z kasy. 
Na mocy § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwolnienie przysługuje ze względu na limit obrotów, czyli wówczas gdy obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej 
i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20.000 zł (w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego limit wylicza się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności).

Z pytania nie wynika, jaki rodzaj produktu Państwo sprzedają. Dlatego prosimy pamiętać, że wykonywanie niektórych czynności bezwzględnie nie może korzystać ze zwolnienia z kasy (co oznacza, że sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych w takich przypadkach powinna być zarejestrowana na kasie już od pierwszej transakcji). Czynności te zostały wymienione w § 4 rozporządzenia i są to dostawy: gazu płynnego, części do silników (PKWiU 28.11.4), silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2), części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3), sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90), sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1), wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU, wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów - z wyjątkiem dostawy, o której mowa w lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 35 załącznika do rozporządzenia (tj. dostawy towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali).
Zakładając, że nie wykonują Państwo ww. czynności, a sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczy 10.000 zł, mogą Państwo korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W takiej sytuacji, sprzedaż może być księgowana na podstawie: dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub wystawionej faktury. Jeżeli sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności dokumentują Państwo zawsze fakturami, wówczas nie ma obowiązku prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży. Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności może zostać wystawiona także w sytuacji, jeśli osoba ta nie wyrazi takiego żądania. 

EWIDENCJA W DEKLARACJACH: VAT-7(19) dostawę towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju opodatkowane wg stawki 8% należy wykazać w pozycji 17 - podstawa opodatkowania i w pozycji 18 -  podatek należny, wg. stawki 23% należy wykazać odpowiednio w poz. 19 i 20.
 

Podstawa prawna: art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, §3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących