KSeF – co zmienia nowelizacja ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r.?
Podstawa prawna regulująca fakturowanie za pomocą KseF znajduje się w dziale XI, rozdziale 1 „Faktury”.
Pamiętaj!
1 lutego 2026 r. system KseF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r. system KseF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników.
Do końca 2026 r. obowiązkowy KSeF nie obejmie przedsiębiorców osiągających obroty do 10 000 zł miesięcznie (termin wdrożenia został odsunięty na 1 stycznia 2027 r.).
Na mocy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Art. 106gb ust. 1–4 ustawy o VAT stanowi, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
Natomiast w przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub \
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik – w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6 (tj. gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6 lub nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Pamiętaj!
W przypadku gdy faktury ustrukturyzowane lub faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, podatnik może wystawiać i przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane lub faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, z załącznikiem będącym integralną częścią faktury, zawierającym wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi, zwane dalej „fakturami z załącznikiem” (art. 106gba ust. 1).
Zamiar wystawiania takich faktur – faktur z załącznikiem wymaga zgłoszenia. Zgodnie bowiem z art. 106gba ust. 2 i 3 ustawy o VAT podatnik składa do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze:
- wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;
- zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie to składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym: art. 106gba ust. 2 i 3 (a także ust. 6–8) ustawy o VAT wchodzi w życie 1 stycznia 2026 r.
Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę – wynika to z art. 106na ustawy o VAT.
Należy też zwrócić uwagę na zapis art. 106h ust. 1, zgodnie z którym w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
- numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub
- paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
Natomiast ust. 4 powołanego art. 106h stanowi, że fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1.
Zasady dotyczące oznaczania płatności za faktury zawarte w art. 108g ustawy o VAT
Nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, o którym mowa w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu art. 2 pkt 10 tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur.
Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
W przypadku gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, obowiązek, o którym mowa w ust. 1, dotyczy wystawcy faktury.
Status podatnika, o którym mowa w ust. 1, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego, jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1, na dzień dokonywania płatności za faktury, o których mowa w ust. 1.
Przepisów tych nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1, niewprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z komunikatami, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3.
Archiwizacja faktur
Na mocy art. 112aa ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
Pamiętaj!
Jeżeli natomiast okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa w ust. 1, poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.
Liberalizacja obowiązków w zakresie KSeF
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadziła przepisy liberalizujące obowiązki związane z KSeF. Najważniejsze rozwiązania to:
- Tryb offline24
Jest to rozwiązanie uwzględniające postulaty zgłaszane w toku konsultacji wynikające w szczególności z obaw przedsiębiorców dotyczących trudności z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do systemu, wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. - Faktury konsumenckie fakultatywnie wystawiane w KSeF
Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Decyzja o tym, czy faktura na rzecz tych osób będzie wystawiona w KSeF, zależy od woli wystawcy faktury. - Uproszczenia dla „wykluczonych cyfrowo”
Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. - Faktury z kas rejestrujących
Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury. Do końca 2026 r. będzie możliwość wystawiania również paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznawanych za faktury. - Numer KSeF w płatnościach
Do końca 2026 r. odroczon...
