Faktura i jej korekta

1. Zasady wystawiania faktur 

   1. Rodzaje i definicja faktury

Od 2022 roku podatnicy mają wybór sposobu dokumentowania sprzedaży. Mogą wybrać jedną z trzech metod fakturowania:

• faktury papierowe,
• “zwykłe” e-faktury,
• e-faktury ustrukturyzowane wystawiane przy użyciu KseF (temat ten został szczegółowo omówiony w nr 123 SNV).

Pojęcie faktur zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 31 - 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jego brzmieniem:

• przez  fakturę  rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• faktura elektroniczna  -  to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym  (art.2 pkt 32 ustawy o VAT),
• faktura ustrukturyzowana -   to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz  z  przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w  tym systemie. 

 

2. Kiedy należy wystawić fakturę VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt  2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o  podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)    wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z  procedury szczególnej, o  której mowa w  dziale XII w  rozdziale 6a;
3)    wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w  pkt 1;
4)    otrzymanie przez  niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w  pkt 1 i 2, z  wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)    czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art.19a ust. 5 pkt 4,
c)    dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art.19a ust. 1b.

Ponadto, w myśl art.106b ust.3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)    czynności, o  których mowa w  ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z  ust. 1, z  wyjątkiem:
a)    czynności, o  których mowa w  art.  19a ust. 5 pkt 4,
b)    czynności, o  których mowa w  art.  106a pkt 3 i 4,
1a)        otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o  których mowa w  ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z  ust. 1, z  wyjątkiem:
a)    przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o  których mowa w  art. 19a ust.1b i ust. 5 pkt 4 oraz  art.  106a pkt 3 i 4,
b)    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2)    sprzedaż zwolnioną, o  której mowa w  ust. 2, z  zastrzeżeniem art.  117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w  terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w  którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Powołany powyżej przepis dotyczy m.in. przypadku sprzedaży, świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym bowiem przypadku nie ma co do zasady obowiązku wystawienia faktury dokumentującej taką transakcję). Fakturę należy jednak wystawić w sytuacji gdy osoba fizyczna wyrazi takie żądanie. 

3. Kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT

Podatnik – na mocy art.106b ust.2 ustawy o VAT – nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku:

• na podstawie art.43 ust. 1 czyli w przypadku m.in. dostawy terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane, dostawy budynków, budowli lub ich części (z wyłączeniem wyjątków), usług w  zakresie opieki medycznej, służących profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i  poprawie zdrowia, oraz dostawy towarów i  świadczenia usług ściśle z  tymi usługami związanych, wykonywanych w  ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze, usług w  zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o  charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe, usług ubezpieczeniowych, usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych,
• na podstawie art.113 ust.1 i 9 – tj. w przypadku sprzedaży dokonywanej przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł oraz w przypadku sprzedaży dokonywanej przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty 200.000 zł, lub przepisów wydanych na podstawie art.82 ust.3.

Także w przypadku sprzedaży lub świadczenia usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej co do zasady nie ma obowiązku wystawienia faktury. Należy jednak pamiętać, że fakturę należy jednak wystawić 
w sytuacji, gdy osoba fizyczna wyrazi takie żądanie.

4. Faktura do paragonu

W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na  rzecz  podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na  potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art.106b ust. 5 ustawy o VAT).

Ważne: W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z  naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w  wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na  tej fakturze. W stosunku do  osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (art.106b ust. 6 ustawy o VAT).

Prosimy pamiętać, że ww. przepisów ust. 5 i 6 nie stosuje się do  podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z  wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z  kierowcą (PKWiU 49.32.11.0) – art. 106b ust. 7 ustawy o VAT.
Istotne jest, aby w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do  egzemplarza faktury pozostającego 
u podatnika dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Przepis ten nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w  przypadkach gdy wartość sprzedaży i  kwota podatku są zaewidencjonowane w  raporcie fiskalnym dobowym kasy oraz w przypadku, gdy paragon stanowi fakturę uproszczoną. W  przypadku gdy faktura w  formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w  dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z  danymi identyfikującymi tę fakturę (art.106h ustawy o VAT).

5. Termin wystawienia faktury

    5.1. Wydanie towaru lub świadczenie usługi
Podstawową zasadę dot. terminu wystawienia faktury dokumentującej wydanie towaru lub wykonanie usługi określa art. 106i ust. 1. Zgodnie z tym przepisem fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, 
w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z  zastrzeżeniem ust. 2-9. 
W art. 106i ust.3 ustawy o VAT określono wyjątki od podstawowego terminu wystawiania faktur, w zależności od rodzaju sprzedawanego towaru lub usługi. 
I tak, fakturę wystawia się nie później niż:
a)    30. dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych; 
b)    60. dnia od dnia wydania: książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i  4903 00 00) - z  wyłączeniem map i  ulotek - oraz gazet, czasopism i  magazynów, drukowanych (CN 4902); 
c)    90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i  4903 00 00) - z  wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i  magazynów (CN 4902), z  wyjątkiem usług, do których stosuje się art.  28b, stanowiących import usług;
d)    z  upływem terminu płatności (z  wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług) dla:
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług:
-    telekomunikacyjnych,
-     najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o  podobnym charakterze,
-     ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i  przechowywania mienia,
-     stałej obsługi prawnej i  biurowej,
-    dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
-    wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, czyli m.in. usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, z handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych, z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, ze zbieraniem odpadów, usuwaniem odpadów, przetwarzaniem odpadów, z odkażaniem i czyszczeniem 

Prosimy pamiętać, że w  przypadku dostawy towarów wymienionych powyżej w pkt b, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów (art.106i ust.4 ustawy o VAT).
W  przypadku, o  którym mowa w  art. 29a ust.  12 tj. w  przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego - fakturę wystawia się nie później niż:

1. 7. dnia od określonego w  umowie dnia zwrotu opakowania;
2. 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w  umowie nie określono terminu zwrotu opakowania (art.106i ust.5 ustawy o VAT).

Natomiast w przypadkach, o  których mowa w  art. 106b ust. 3 tj. wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi - fakturę wystawia się:

1. zgodnie z zasadą ogólną - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w  którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
2. nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o  którym mowa w  pkt 1 (art.106i ust.6 ustawy o VAT).

Pamiętajmy jednak, że ww. przepis ust.  7 pkt  1 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o  których mowa w  art. 19a ust.  3, 4 i ust. 5 pkt  4 tj. usług, dla których w  związku z ich świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń i wymienione w opisanym wyżej pkt 1.1. lit. d - jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (art.106i ust.8 ustawy o VAT).

   5.2. Faktura zaliczkowa
Zgodnie z art.106i ust.2 ustawy o VAT, w przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o  której mowa w  art. 106b ust.  1 pkt  4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w  którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit.b ustawy o VAT, dla nabywcy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty).
Prosimy zwrócić uwagę na potencjalne ryzyko błędu w rozliczeniu podatku w przypadku zaliczek i faktur zaliczkowych – pomimo tego, że fakturę zaliczkową można wystawić do 15 dni po otrzymaniu przedpłaty, to obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki (przedpłaty, zadatku, raty itp.) powstaje zgodnie z art.19a ust.8 ustawy o VAT, tj. z chwilą otrzymania tej zaliczki (przedpłaty, zadatku, raty itp.). 

6. Prawidłowe dane na fakturze

Elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT zostały wymienione w art.106e ust.1 ustawy o VAT. Natomiast art. 106e ust. 2-4 wymienia co powinna zawierać lub co można pominąć w zależności od rodzaju usługi czy dostawy. Art.106f ustawy o VAT odnosi się do faktury zaliczkowej i wymienia co taka faktura powinna zawierać.
Pamiętajmy o nowym jeszcze obowiązku, który wynika z art.106e ust.1 pkt 18a ustawy o VAT, że w  przypadku faktur, w  których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w  walucie obcej, obejmujących dokonaną na  rzecz  podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, 
o  których mowa w  załączniku nr  15 do  ustawy – faktura powinna zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”.
W przypadku bowiem stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z  naruszeniem ust.  1 pkt  18a, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w  wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku przypadającej na dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w  załączniku nr  15 do ustawy, wykazanej na tej fakturze. 
W  stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się (art.106e ust.12 ustawy o VAT).
Od 2022 nastąpiło kilka zmian dot. wystawiania faktur. Ustawodawca:

• zrezygnował z obowiązku umieszczania na fakturze zaliczkowej  ceny  jednostkowej netto (art. 106f ust. 1 pkt 4  ustawy o VAT),
• wydłużył termin, kiedy można wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, otrzymaniem całości lub części zapłaty z 30 do 60 dni (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT), 
• pozostawił bez zmian przypadki, gdy fakturę można wystawić dowolnie wcześnie, pod warunkiem że zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy,
• zrezygnował z obowiązku oznaczania duplikatów faktur wyrazem “DUPLIKAT” (art. 106l ust. 2 ustawy o VAT) – podatnik może stosować to oznaczenie.

2. Zasady korekty faktury

Od 2022 roku nastąpiło kilka zmian dot. faktur korygujących. Podatnik rozliczając faktury korygujące “in minus” może stosować już tylko nowe zasady rozliczeń (nie ma już wyboru czy stosować stare czy nowe zasady). 

1. Kiedy należy wystawić fakturę korektę i co powinna zawierać

W ustawie o VAT w art. 106j określono sytuacje, kiedy podatnik powinien wystawić fakturę korygującą oraz co powinna zawierać taka faktura. Fakturę korektę należy wystawić w przypadku, kiedy po jej wystawieniu:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i  opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt  4,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w  postaci faktury ustrukturyzowanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z  podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i  sprzedaży zwolnionej;
  - w  przypadkach innych niż wskazane w  pkt 5 - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca może zawierać:

• wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA” albo “KOREKTA”;
• przyczynę korekty.

W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na  rzecz  jednego odbiorcy w  danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do  którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w  przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.