Faktura ustrukturyzowana i krajowy system e-faktur (KSEF)

 

Chcesz lepiej poznać ten temat? Zapraszamy na Konferencję Podatkowo-Biznesową "Jak znacznie zmniejszyć koszty prowadzenia biznesu w 2024 r. po zmianach przepisów podatkowych"!

1. Zasady podstawowe

Ustawą z  29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, ustawodawca wprowadził zmiany do ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie utworzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawodawca wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. 
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz  z  przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w  tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). 
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i faktur elektronicznych. 
Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Faktury ustrukturyzowane Podatnik wystawi:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

Uwaga: Etapy wprowadzania KseF:

• Od 1 stycznia 2022 roku KseF jest rozwiązaniem dobrowolnym (podatnik ma możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach KseF).
• W 2023 roku ustawodawca planuje wprowadzić obowiązkowy KseF (po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej).

2. Faktura ustrukuryzowana

2.1. Zasady stosowania faktur ustrukturyzowanych
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF może wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.Wymagana jest autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury są przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API; w tym celu konieczne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.
Przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie. 

2.2. Wystawianie faktur 
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego (art.106g ust.3a ustawy o VAT), w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art.106nc ust.1 ustawy o VAT). 
Oprogramowanie interfejsowe, o  którym mowa w  ust. 1, jest dostępne na  stronie, której adres jest podany w BIP na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do  spraw finansów publicznych (art.106nc ust.1 ustawy o VAT). 
Z wyjaśnień ustawodawcy wynika, że istotne jest, aby nabywca otrzymał fakturę w KSeF. Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę i przekaże ją nabywcy w inny sposób, przed przesłaniem jej do KSeF, wówczas nie ma podstaw do późniejszego przesłania takiej faktury do KSeF, ponieważ w obrocie prawnym istnieje już prawidłowo wystawiona faktura. W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej (za wyjątkiem pola NrKSeFFaKorygowanej, wypełnianego w przypadku wystawienia faktury korygującej). Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Struktura faktury ustrukturyzowanej zawiera natomiast kolejny numer nadany (przez podatnika) w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (pole P_2). 

Pamiętaj: 

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KseF.
2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. 
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w  dniu przydzielenia w  tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ustawy o VAT).
4. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w  postaci z  nim uzgodnionej, a wtedy przepisy art.106g ust. 1-3 stosuje się odpowiednio (art.106g ust.3b ustawy o VAT).

Jeśli KSeF będzie obowiązkowy ustawodawca zakłada, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana. 

2.3. Odrzucenie faktury 
W przypadku, gdy faktura została odrzucona przez KSeF przyjmuje się, że faktura nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł być on uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu ponownego przesłania do KSeF. Ponownie przesłana faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej ponownego przesłania do KSeF i nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. W okresie dobrowolności systemu można w takiej sytuacji wystawić fakturę poza KSeF, nie jest ona opatrzona numerem identyfikacji w systemie, tym samym nie można uznać jej za fakturę ustrukturyzowaną. 

2.4. Faktury korygujące
W ramach KSeF można również wystawiać faktury korygujące. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej (art.106j ust.4 ustawy o VAT). Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej (pole NrKSeFFaKorygowanej). Faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF. 

2.5. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a ustawy (art.112aa ustawy o VAT). 
Po upływie okresu przechowywania faktur, o  którym mowa w  ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do  czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art.  112 i art.  112a stosuje się odpowiednio.

2.6. Faktury wystawiane w KseF - brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA 
Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu faktury. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KseF. Natomiast art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 roku o KAS stanowi, że KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.
 
2.7. Moment rozliczenia faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej 
Podatnik obniża podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Brak zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych nie ma wpływu na zasady korekty podatku należnego u wystawcy faktury korygującej (art. 29a ust. 13 i 15 pkt 5 ustawy o VAT).

2.8. Zmniejszenie VAT naliczonego przez nabywcę otrzymującego fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej
W przypadku, o którym mowa w art. 29a ust.15 pkt 5 ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma przy użyciu KseF fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Sposób rozliczenia wystawionych w systemie KseF faktur korygujących in minus przez nabywcę jest uzależniony od tego, czy nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w postaci ustrukturyzowanej (art. 86 ust. 19d ustawyo VAT).

2.9. Korekta zbiorcza do poszczególnych pozycji  z faktury, a także wszystkich pozycji z faktury
Dopuszczalne jest skorygowanie w jednym dokumencie zarówno poszczególnych dostaw lub usług, jak i wszystkich dostaw lub usług za dany okres na rzecz jednego odbiorcy (art. 106j ust. 3 ustawy o VAT). 

3. Przyspieszony zwrot podatku

Podatnicy, którzy wybiorą wystawianie faktur ustrukturyzowanych będą mogli otrzymać zwrot podatku VAT w  ciągu 40 dni od dnia złożenia rozliczenia, co wynika z art.87 ust. 5b ustawy o VAT.  Jednak aby uzyskać zwrot 40-dniowy należy łącznie spełnić następujące warunki:

1. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur na  podstawie art.  106b ust. 1:
   a) pkt  1 lub
   b) pkt  3, lub
   c) pkt  4 - w  zakresie, w  jakim dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o  których mowa w  art.  106b ust.  1 pkt  1, uwzględnionych w  rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy
   - podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
2. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o  której mowa w  ust. 1, nierozliczona w  poprzednich okresach rozliczeniowych i  wykazana w  deklaracji, nie przekracza 3.000 zł,
3. podatnik przez  kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w  rozliczeniu za który występuje z  wnioskiem o  zwrot:
   a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
   b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o  których mowa w  art.  99 ust.  1-3,
   c) posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art.  96b ust.  1
   - przy czym przepisy ust.  2 zdanie drugie i  trzecie, ust.  2a-2c oraz  ust. 4a-4f stosuje się odpowiednio.

Zwrot w  terminie 40 dni -  zgodnie z art.  87 ust.  5c ustawyoVAT -  będzie miał zastosowanie również w  przypadku, gdy w  danym okresie rozliczeniowym podatnik oprócz faktur ustrukturyzowanych będzie wystawiał faktury:

1. których nie wystawia się w  postaci faktury ustrukturyzowanej z  powodu braku zgodności z  wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na  elektronicznej platformie usług administracji publicznej zgodnie z  art.  106nc ust.  3, lub
2. o których mowa w  art.  106e ust.  5 pkt  3 (o wartości do 450 zł) - w  przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

4. Krajowy System e-Faktur

4.1. KseF - definicja
KseF definiuje art. 106nb ustawy o VAT. KSeF prowadzi Szef KrajowejAdministracji Skarbowej i jest administratorem danych w nim zawartych. KSeF jest systemem teleinformatycznym, służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym 
w KseF.
Ponadto, KSeF służy do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o: dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia, dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej, braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KseF, powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KseF - art.106nd ust.2 ustawy o VAT. 
KseF służy także do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KseF
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur reguluje zasady korzytania z KSeF i określa:

1. rodzaje uprawnień do  korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur;
2. sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do  korzystania z  Krajowego Systemu e-Faktur oraz  wzór zawiadomienia o  nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
3. sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF;
4. dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do  tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Uwaga: KSeF nie  służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych. 

KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy. 

4.2. Kto korzysta z KseF
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

1. podatnik,
2. podmioty wskazane przez  podatnika,
3. podmioty, o  których mowa w  art.  106c - organy egzekucyjne i komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne
4. osoby fizyczne wskazane przez  podmioty, o  których mowa w  art.  106c,
5. osoby fizyczne wskazane w  zawiadomieniu o  nadaniu lub odebraniu uprawnień do  korzystania z KSeF, którym podatnik lub podmioty, o  których mowa w  art.  106c, nadali uprawnienia do  korzystania z  tego systemu,
6. podmioty inne, niż wymienione w  pkt 1-5, wskazane przez  osoby fizyczne korzystające z  Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do  wskazywania innego podmiotu wynika z  uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
   - uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach...