Jak rozliczać w 2024 r. koszty podróży służbowej?

Ta definicja pochodzi z nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Według art. 775 Kodeksu pracy przez podróż służbową należy rozumieć wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Pamiętaj!
Aby można było mówić o podróży służbowej, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• podróż odbywa pracownik;
• podróż odbywa się na podstawie polecenia pracodawcy;
• pracownik w trakcie podróży służbowej wykonuje pracę;
• praca jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem świadczenia pracy.

Polecenie wyjazdu powinno zatem zawierać elementy obligatoryjne, takie jak:

• cel wyjazdu – zarówno miejsce (miejsca), jak i zadania do wykonania przez pracownika;
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży;
• czas trwania delegacji;
• środek transportu;
• fakt otrzymania przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży (i jej ewentualną wysokość).

Przykład
Pracownik został delegowany do miasta Z. w Chinach do zakładu S.-R. Ltd Fabryki Kotłów na okres od 15 lutego do 30 października w celu wykonywania zadań dyrektora generalnego i zwiększenia możliwości sprzedaży na terenie Chin kotłów produkowanych przez polską firmę R. SA w R. oraz wykonywania innych zadań określonych w delegacji. 
W dokumencie wskazano, że koszty dewizowe delegacji pokrywa firma S.-R. z siedzibą w Chinach, a pracodawca zobowiązuje się do przekazywania na konto pracownika wynagrodzenia ze stosunku pracy. Pracodawca pokrył koszty przelotu i dojazdu pracownika do S.- R. Ltd w Z. 
Na miejscu pracownik otrzymał bezpłatne mieszkanie, mógł korzystać z bezpłatnych obiadów. S.-R. Ltd pokrywała koszty jego rozmów telefonicznych, pokryła również koszt przelotu żony pracownika do Chin, a także wyraziła zgodę na jej zamieszkanie w lokalu przydzielonym pracownikowi. W okresie zatrudnienia w Z. pracownik odbył 12 podróży służbowych do innych miejscowości na terenie Chin. Podróże te wykonywane były samochodem S.-R. Ltd, z kierowcą na koszt tego pracodawcy, który także zapewniał wyżywienie. Kontrahenci, do których pracownik jeździł na rozmowy, przygotowywali poczęstunek. W każdej takiej podróży pracownikowi towarzyszył tłumacz. Ustalenia te uzasadniają wniosek, że pracownik na podstawie porozumienia z pracodawcą zgodził się czasowo wykonywać zatrudnienie na rzecz innego pracodawcy na terenie innego państwa.

W świetle art. 775 k.p. pracownik mający stałe miejsce wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy, poza granicami kraju, tylko wtedy przebywa w podróży służbowej, gdy pracodawca zleci mu wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Taką interpretację pojęcia podróży służbowej przyjmowano też na gruncie wcześniejszych przepisów. 
W szczególności podróżą służbową poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika (wyrok z 30 maja 2001 r., sygn. akt: I PKN 424/00, OSNP 2003 nr 7, poz. 172). 

Ważne!
Pod pojęciem miejsca pracy rozumie się stały punkt w znaczeniu geograficznym lub pewien oznaczony obszar, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy, oraz że wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony miejscu pracy nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku płacenia diet (wyroki z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt: I PR 19/85, OSP 1986 nr 3, poz. 46 i z 4 lutego 1999 r., sygn. akt: II UKN 466/98, OSNAPiUS 2000 nr 7, poz. 289).

Miejscowość Z. była zatem stałym miejscem wykonywania przez pracownika pracy od 15 lutego do 30 października. W okresie zatrudnienia w Chinach pracownik otrzymywał miesięczne uposażenie i na takie warunki wynagradzania zgodził się przed wyjazdem. Koszty wyjazdów służbowych pracownika (wyżywienie, nocleg, dojazdy) na terenie Chin poza Z. pokryte zostały w całości przez S.-R. Wobec tego nie ma podstaw do przyznania pracownikowi diet za cały okres jego zatrudnienia w Chinach. Zasada ta dotyczy również podobnej podróży na terenie kraju – por. wyrok SN z dnia 20 lutego 2007 r., sygn. akt: II PK 165/06.

Podróż służbowa kierowców

Odrębną definicję podróży służbowej przewidziano w wypadku pracowników zatrudnionych jako kierowcy. W tej sytuacji zastosowanie ma definicja zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z jego treścią podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające:

• na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
• na wyjeździe poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział, w celu wykonania przewozu drogowego.

Ważne!
Wobec kierowcy istnieje wymóg wyjazdu poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy. Każdy taki wyjazd traktowany będzie więc jako delegacja.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Podróż służbową należy odróżnić od oddelegowania. Według art. 42 § 4 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w wypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Miejsce wykonywania pracy przez pracownika powinno zostać określone w umowie o pracę. 
Ze wskazanego przepisu wynika jednak, że pracodawca może oddelegować pracownika do pracy innej niż w umowie bez konieczności wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy, jeśli jest to podyktowane szczególnymi potrzebami pracodawcy.
Okres, na jaki można oddelegować pracownika, nie powinien przekraczać trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Powierzenie pracy oddelegowanemu nie może skutkować obniżeniem jego wynagrodzenia. Okres oddelegowania może być dzielony na części, pod warunkiem że nie przekroczy on w roku kalendarzowym trzech miesięcy.
Jeżeli z jakichś powodów pracodawca, pomimo upływu trzech miesięcy, nadal zatrudnia pracownika na innym stanowisku, niż jest to ustalone w umowie, to w wypadku gdy z tego powodu pracownik poniósł szkodę i wykaże fakt jej powstania, może on dochodzić zapłaty odszkodowania za zaistniałą sytuację. 

Ważne!
Oddelegować pracownika można tylko do takiej pracy, która – z uwagi na jego kompetencje i doświadczenie – będzie dla niego odpowiednia, nie będzie ośmieszająca lub poniżająca. Przede wszystkim pracownikowi nie można powierzyć takiej pracy, której nie potrafi on wykonać.

W wypadku gdy pracownik i pracodawca wyrażą zgodę, możliwe jest powierzenie pracownikowi innych obowiązków na dowolny czas. W takiej sytuacji należałoby jednak to uregulować aneksem do umowy, który będzie zawierał dodatkowy zakres zadań.
Sąd Najwyższy w wyroku z 13 grudnia 2005 r., sygn. akt: II PK 103/05, orzekł, że w wypadku gdy po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki innego pracownika i stan ten akceptuje, można uznać, że doszło w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy.

Pamiętaj!
Podróż służbowa to sytuacja, podczas której pracownik nabywa prawo do świadczeń związanych z jej realizacją oraz do diet. W czasie oddelegowania pracownikowi przysługują uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, ale nie przysługują te związane z odbywaniem podróży służbowej.
Jednak najważniejszym elementem różniącym delegację od oddelegowania jest to, że w wypadku podróży służbowej pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza stałym miejscem wykonywania pracy. Oddelegowanie polega natomiast na zmianie stałego miejsca wykonywania pracy. 

Podsumowując, w wypadku gdy miejsce wykonywania pracy pozostało bez zmian, mamy do czynienia z podróżą służbową (delegacją). Gdy pracownikowi zmieniono stałe miejsce wykonywania pracy, jest to oddelegowanie.

Warunki zaliczenia kosztów podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Zarówno w interpretacjach podatkowych, jak i orzecznictwie sądowym określone zostały, w ścisłym powiązaniu z treścią przytoczonych przepisów, przesłanki, jakie musi zawierać wydatek, aby mógł być kosztem uzyskania przychodów. 
Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki, które:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
• mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• są odpowiednio udokumentowane;
• mają cechę wydatku definitywnego, niepodlegającego zwrotowi;
• nie zostały wymienione wśród kosztów znajdujących się w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przykład
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi wypłacono dietę w podwójnej wysokości, w porównaniu z wysokością diety określonej przepisami. Czy dieta w kwocie przekraczającej wysokość diety określonej przepisami stanowić będzie koszt podatkowy?
Jeżeli koszty poniesione w związku z odbyciem podróży służbowej spełniają warunki kosztu podatkowego, to będą one kosztami uzyskania przychodów.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Z przytoczonego przepisu wynika, że wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlega kwota przekraczająca wysokość diety określonej przepisami, w stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących.
W stosunku do pozostałych osób niewymienionych we wskazanym przepisie, wypłata diety ponad wysokość określoną przepisami będzie kosztem podatkowym pod warunkiem spełnienia przesłanek dla uznania poniesionego wydatku za taki koszt.
Należy jednak pamiętać, że kwota przekraczająca wysokość diety określonej przepisami, wypłacona pracownikowi, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W myśl art. 21 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika;
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem
   – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Pamiętaj!
Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlega kwota przekraczająca wysokość diety określonej przepisami, w stosunku do osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących. W stosunku do pozostałych osób wypłata diety ponad wysokość określoną przepisami będzie kosztem podatkowym, pod warunkiem spełnienia przesłanek dla uznania poniesionego wydatku za taki koszt.

Koszty z tytułu odbycia podróży służbowej

Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą można ustalić w:

• układzie zbiorowym pracy;
• regulaminie wynagradzania;
• umowie o pracę.

W wypadku gdy pracodawca nie ma własnych regulacji w zakresie podróży służbowych, zasady rozliczenia kosztów podróży służbowej określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

• na obszarze kraju, zwanej dalej podróżą krajową;
• poza granicami kraju, zwanej dalej podróżą zagraniczną.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak ustalać koszty ryczałtowe dla pracownika w krajowej podróży służbowej?

Ryczałt za nocleg – zwrot kosztów za nocleg w hotelu 
Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy:

• pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu;
• pracownik nie przedłożył dokumentów poświadczających wydatek.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety i wynosi 67,50 zł.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Za nocleg w hotelu pracodawca zwraca pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli 900 zł.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską 
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 9 zł.
Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską nie przysługuje, jeżeli pracownik:

• nie ponosi kosztów dojazdów;
• jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• pracownik odbywa podróż służbową pojazdem służbowym lub prywatnym;
• jeżeli w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejska.

Koszty przejazdu prywatnym pojazdem pracownika 

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem będącym własnością pracownika. W takim wypadku koszty przejazdu należy obliczyć, stosując kilometrówkę, polegającą na pomnożeniu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr.
Stawka za kilometr zależy od rodzaju pojazdu. Nie może ona być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:

• 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3;
• 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł – dla motocykla;
• 0,42 zł – dla motoroweru.

Pracodawca może też zwrócić inne wydatki związane z podróżą, jeśli...