ODPOWIEDŹ
W związku z tym, że przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie definiują, jaki konkretnie dokument potwierdzajacy dokonanie sprzedaży winien być ujęty w ewidencji prowadzonej dla celów zwrotu towarów, należy przyjąć, że okazany przez klienta dowód zapłaty kartą kredytową lub płatniczą będzie wystarczającym dowodem i będzie uprawniał do dokonania korekty podstawy opodatkowania oraz podatku VAT należnego.
UZASADNIENIE
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących dopuszcza możliwść korygowania sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej zasadniczo w trzech przypadkach: zwrotu towaru, uznanej reklamacji oraz wystąpienia oczywistych omyłek. Przy czym w myśl § 3 ust. 3 ww. aktu, takich korekt nie ewidencjonuje się w kasie rejestrującej. Do tego celu należy prowadzić stosowne ewidencje - odrębne dla zwrotów towarów i reklamacji oraz odrębne na potrzeby korygowania oczywistych omyłek. W przypadku pytania przedstawionego przez Czytelnika mamy do czynienia z korektą sprzedaży spowodowaną zwrotem towaru. Zatem Czytelnik winien dokonać stosownej korekty w ewidencji, która w myśl przepisu § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia, winna zawierać:
datę sprzedaży;
nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Przy czym należy zauważyć, że dla dokonania poprawnych wpisów w ewidencji korekt podatnik winien dysponować dwoma dowodami: dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży oraz protokołem przyjęcia zwrotu towaru. Dopiero łączne dysponowanie tymi dowodami będzie stanowiło podstawę do dokonania wpisu do ewidencji korekt i uprawniało do obniżenia kwot obrotu i podatku VAT należnego.
W cytowanym rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących, na potrzeby dokonywania korekt sprzedaży rejestrowanej za pośrednictwem kasy rejestrującej, nie zdefiniowano „dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży”. Nie mniej jednak w obrocie gospodarczym zasadą jest przyjmowanie zwrotów i reklamacji za równoczesnym okazaniem paragonu (lub faktury, jeśli klient zażądał jej wystawienia). Taka praktyka nie dziwi, gdyż paragon, czy faktura będą dla sprzedawcy bezspornie potwierdzały tożsamość zakupionego u niego towaru. Nie wyklucza to jednak możliwości potwierdzenia faktu nabycia towaru u danego sprzedawcy również innym dowodem. Skoro bowiem cytowane rozporządzenie go nie konkretyzuje, to należy przyjąć, że definicję takiego dowodu będzie spełniał każdy dokument, który umożliwi sprzedającemu identyfikację transakcji, a w konsekwencji przyjęcie zwrotu towaru przy jednoczesnej korekcie podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego. Jeśli zatem klient zagubił paragon z kasy fiskalnej, a posiada inny dowód wskazujący na okoliczności zakupu, np. dowód zapłaty kartą płatniczą bądź kredytową, jak podaje w pytaniu Czytelnik, i na tej podstawie sprzedawca jest w stanie zidentyfikować dokonaną sprzedaż, to może go przyjąć jako „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży” w myśl ww. przepisu. Podobne stanowisko przyjęto m.in. w interpretacji indywidualnej o sygn. IBPP3/443-122/14/LŻ z dnia 09.05.2014 roku, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:
„W przypadku braku paragonu fiskalnego, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych) czy też przedstawieniem przez klienta np. paragonu niefiskalnego (z programu sprzedażowego), faktury, podpisanej w dniu sprzedaży umowy sprzedaży bądź podpisanej karty gwarancyjnej. Cechą wspólną powyższych dowodów jest to, że zostały one wystawione przez sprzedawcę już w momencie sprzedaży zwracanego w późniejszym terminie towaru, a więc niewątpliwie potwierdzają i dowodzą, że ten towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy.”
W kontekście powyższego warto zaznaczyć, że ciężar udowodnienia faktu sprzedaży zwracanego towaru, zasadniczo zawsze będzie spoczywał na sprzedającym. Dlatego też dokonując korekty podstawy opodatkowania i podatku VAT należnego z tytułu zwrotu towaru, sprzedawca winien w sposób bezsporny móc udokumentować i potwierdzić, że towar faktycznie był przez niego sprzedany.
Podstawa prawna: §3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.
Agnieszka Skóra
