Rejestracja do VAT oraz wykreślenie z rejestru VAT

1.   Rejestracja do VAT – podstawowe zasady

1.1. Kiedy rejestracja do VAT jest konieczna

Przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestracji do VAT w sytuacji:

• jeśli wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200.000 zł (do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz nie bierze się pod uwagę dostaw towarów i świadczonych usług uwzględnionych w art. 113 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej: z terytorium kraju i na terytorium kraju) – czyli w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie może korzystać ze zwolnienia z art.113 ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług;
• gdy rozpoczynając działalność w trakcie roku, od momentu przekroczenia w danym roku podatkowym kwoty obrotów w wysokości 200.000 zł, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym – czyli w sytuacji, gdy nie może korzystać ze zwolnienia z art.113 ust.9 ustawy o VAT.

Proporcję wylicza się następująco:

• mnożąc liczbę dni od rozpoczęcia sprzedaży do końca roku przez obowiązujący limit VAT
• następnie dzieląc otrzymaną liczbę przez liczbę dni w danym roku

Przykład
Firma została założona 2 maja 2019 roku, czyli do końca roku zostały 244 dni. Obliczenie wygląda następująco: (200 000 x 244) / 365 = 133.698,63 zł
Przedsiębiorca powinien pamiętać, że przed sprzedażą, którą przekroczy ten limit w 2019 roku, powinien zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.

Przykład
Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 lutego 2020 roku. Limit uprawniający do zwolnienia z VAT w 2020 roku dla tego przedsiębiorcy wynosi 183.060,11 zł. Wartość limitu zwolnienia z VAT obliczono następująco:
200.000 zł (kwota limitu VAT) x 335 (liczba dni prowadzenia działalności do końca roku) / 366 (liczba dni w roku 2020) = 183.060,11 zł.

Należy pamiętać, że niektórzy przedsiębiorcy mają obowiązek rejestracji do VAT, niezależnie od wartości zrealizowanej sprzedaży, czyli nie mogą korzystać ze zwolnień, o których mowa w art.113 ust. 1 i 9. Są to przedsiębiorcy:
1) dokonujący dostaw:
a) towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,
b) towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:
-     energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
-     wyrobów tytoniowych,
-     samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
c)    budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
d)    terenów budowlanych,
e)    nowych środków transportu,
f)    następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie:
-        preparatów kosmetycznych i toaletowych (PKWiU 20.42.1),
-        komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych (PKWiU 26),
-        urządzeń elektrycznych i nieelektrycznego sprzętu gospodarstwa domowego (PKWiU 27),
-     maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 28),
g) hurtowych i detalicznych części do:
-        pojazdów samochodowych (PKWiU 45.3),
-        motocykli (PKWiU 45.4);
2)    świadczący usługi:
a)    prawnicze,
b)    w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
c)    jubilerskie,
d)    ściągania długów, w tym factoringu;
3)    nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Powyższe oznacza, że jeśli przedsiębiorca zamierza prowadzić któryś z powyższych rodzajów działalności, to rejestracja do VAT obowiązuje go już w momencie rozpoczęcia działalności. 

1.2. Rejestracja do VAT

W sytuacji, gdy przedsiębiorca zakłada firmę i wybiera działaność opodatkowaną lub nie spełnia warunków do zwolnienia od VAT, to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT powinien we właściwym urzędzie skarbowym zarejestrować się poprzez złożenie druku VAT-R (art.96 ust.1 ustawy o VAT). Zgłoszenie VAT-R jest składane do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na:

• adres siedziby – w przypadku osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,
• miejsce zamieszkania – w przypadku osób fizycznych,
• stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – w przypadku podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadających na tym terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca rejestruje firmę w CEIDG, formularz VAT-R może złożyć jako załącznik razem z wnioskiem o wpis oraz zmianę swojego wpisu w CEIDG. Formularz VAT-R może podpisać Profilem Zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgłoszenie VAT-R można złożyć także drogą elektroniczną przez system e-Deklaracje lub w wersji papierowej w urzędzie gminy.
Prosimy pamiętać, że na mocy art. 96b ustawy o VAT, Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:
1)    w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2)    zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych w sposób umożliwiający sprawdzenie, w tym automatycznie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 
5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Dane tego podmiotu są udostępniane według stanu na wybrany dzień, z wyjątkiem danych, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3, które są udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej wykreśla podmiot z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji podmiotu jako podatnika VAT albo wykreślił podmiot z rejestru jako podatnika VAT. Wykaz ten jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę. Dostęp do wykazu jest możliwy także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ponadto, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, z urzędu lub na wniosek, usuwa lub prostuje dane inne niż dane osobowe zawarte w wykazie niezgodne ze stanem rzeczywistym. Natomiast podmiot, którego dane zostały zawarte w wykazie, może złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe niezgodnych ze stanem rzeczywistym wraz z uzasadnieniem.

1.3. Rejestracja do VAT-UE

Jak wynika z przepisów art. 97 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni, są obowiązani przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w zgłoszeniu rejestracyjnym, o którym mowa w art. 96, o zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności. 
Zatem, przedsiębiorca, który zamierza prowadzić transakcje z firmami z UE powinien od razu dokonać rejestracji VAT-UE. Rejestracji podlegają firmy, które chcą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw towarów, importu usług oraz świadczenia usług, dla których podatnikiem jest usługobiorca mający siedzibę w innym państwie członkowskim. Rejestracja pozwala na uniknięcie płacenia VAT, naliczonego przez kontrahentów zagranicznych lub obciążania tych kontrahentów polskim podatkiem. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R, a potwierdzenie nadania numeru VAT UE otrzymuje się na formularzu VAT-5UE. Od tego też momentu dla potrzeb rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych, przedsiębiorca ma obowiązek posługiwania się  numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem „PL”.
Obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE nie dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów UE, które nie prowadzą działalności.
W przypadku podmiotów, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zgłoszenie VAT składane jest do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Jeśli przedsiębiorca zwolniony z VAT zamierza dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi z państw UE, musi zarejestrować się jako podatnik VAT-UE (art.97 ust.1 i 2 ustawy o VAT). Nawet jeśli nie ma obowiązku zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, ale dokona wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), czyli kupi towar od firmy z UE, a całkowita wartość tych transakcji przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę 50.000 zł (art.97 ust.1 i ust.2 ustawy o VAT). W takiej sytuacji jest obowiązek rozliczania podatku VAT od tych transakcji (mimo braku obowiązku rozliczania VAT w zakresie pozostałej działalności gospodarczej).Obowiązek rejestracji VAT UE (niezależnie od zwolnienia z VAT) dotyczy również:

• nabycia usług od kontrahentów z UE, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy,
• wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy (art.97 ust.3 ustawy o VAT).

1.4. Konsekwencje braku zgłoszenia do VAT

Najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT, przedsiębiorca powinien we właściwym urzędzie skarbowym dokonać zgłoszenia (jeśli oczywiście nie spełnia warunków do zwolnienia od VAT). Jeśli przedsiębiorca nie spełni tego obowiązku ponosi konsekwencje, które zależą od sytuacji, i tak:
a)    Brak zgłoszenia, ale przedsiębiorca zachowuje się jak podatnik VAT czynny, tj. składa deklaracje podatkowe, wpłaca należny podatek VAT, uwzględnia 
w deklaracjach VAT naliczony - wówczas organy podatkowe pozwalają złożyć 
z datą wsteczną formularz rejestracyjny VAT-R, a z uwagi na złożone deklaracje i rozliczanie należnego podatku, nie doszło do uszczuplenia należności budżetowych; zdarzają się jednak przypadki, kiedy urząd ze względu na brak rejestracji kwestionuje prawo do odliczenia VAT naliczonego;
b)    Brak rejestracji mimo takiego obowiązku, a przedsiębiorca wystawia faktury 
w kwocie brutto i nie odprowadza VAT należnego – wówczas urząd skarbowy może stwierdzić, że nie są realizowane zobowiązania i będzie się domagał zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami oraz nałoży sankcję w postaci ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego. Brak rejestracji dla celów VAT (połączony z brakiem złożenia deklaracji VAT-7 albo VAT-7K) jest traktowany jako brak ujawnienia podstawy opodatkowania, co jest przestępstwem karno-skarbowym zagrożonym nałożeniem grzywny, a nawet ograniczeniem wolności.

1.5. Konsekwencje braku rejestracji do VAT-UE

Brak zgłoszenia do VAT-UE przed dokonaniem zakupu, czyli w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub importu usług, od podatnika z kraju członkowskiego Unii Europejskiej może rodzić negatywne konsekwencje zarówno po stronie polskiego nabywcy, jak i sprzedawcy. 
W sytuacji, gdy sprzedawca z UE ustali, że numer NIP polskiego nabywcy nie jest aktywny w systemie VIES, nie będzie mógł zastosować do danej dostawy preferencyjnej stawki 0%. Kontrahent z UE może także opodatkować transkację zagranicznym VAT w przypadku usług, które co do zasady pomiędzy kontrahentami z krajów UE powinny być opodatkowane w kraju nabywcy czyli z zastosowaniem „odrotnego obciążenia”. Oznacza to, że polski nabywca zostanie obciążony VAT według stawki obowiązującej w państwie dostawcy. Należy pamiętać, że procedura zwrotu podatku zapłaconego w innych krajach wymaga złożenia odpowidnich dokumentów i często trwa nawet kilka miesięcy.
Niezarejestrowanie się jako podatnik VAT-UE przy WNT nie ma wpływu na rozliczenie WNT, bowiem czynność tę rozpoznaje się w taki sam sposób. Oznacza to, że brak takiej rejestracji nie skutkuje brakiem obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia. 
Brak rejestracji jako podatnika VAT UE przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zasadniczo uniemożliwia polskiemu podatnikowi skorzystanie z prawa do zastosowania w przypadku tej transakcji 0% stawki VAT, bowiem stosownie do art. 42 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Zgodnie jednak z przyjętym orzecznictwem, w uzasadnionych przypadkach, jeżeli fakt dokonania WDT jest bezsporny, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, która nastąpiła przed rejestracją na potrzeby VAT UE, może być opodatkowana stawką 0%. Jeżeli fakt dokonania WDT jest bezsporny, zasada neutralności podatkowej wymaga, by zwolnienie od VAT (w Polsce stawka 0%) zostało zachowane, nawet jeżeli podatnik nie dopełnił formalnego wymogu rejestracji i nie posiada ważnego numeru VAT poprzedzonego prefiksem PL. Ograniczeniem zwolnienia takiej dostawy może być tylko zapobieżenie wszelkim możliwym przypadkom uchylania się od opodatkowania, unikania podwójnego opodatkow...