Rejestracja jako podatnika VAT I VAT-UE - zasady i przykłady

1. Obowiązek rejestracji - transakcje krajowe

Generalna zasada wynikająca z art. 96 ust.1 ustawy o VAT stanowi, że prowadząc działalność gospodarczą należy zarejestrować się jako podatnik VAT przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu., tj. przed dokonaniem odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, eksportu towarów, importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Należy pamiętać, że przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą nabywa status podatnika z mocy prawa. Zgodnie bowiem z art. 15 ust.1 i ust.2 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o  której mowa w  ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. A działalność gospodarcza obejmuje:

• wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w  tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a  także działalność osób wykonujących wolne zawody,

• w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i  prawnych w  sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W tym miejscu chcielibyśmy wspomnieć, iż zasady ewidencji m.in. podatników, płatników podatków, a także zasady i  tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej „NIP” oraz zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym określa ustawa z 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Z ustawy tej wynika m.in., że osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Obowiązkowi temu podlegają również inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków (art.2 ust.1 i 2 powołanej ustawy). A Identyfikatorem podatkowym jest:

• numer PESEL – w  przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i  usług,

• NIP – w  przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.

Ważne: Rejestracji dokonuje się poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego na druku VAT-R. Od 1 stycznia 2016 roku obowiązuje nowy formularz zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R - wersja 12. Formularz ten dostępny jest w naszym serwisie www.VAT.ksiegowego.pl w zakładce DRUKI.

Zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, tj. (co wynika z art.17 §1 ustawy Ordynacja podatkowa) ze względu na miejsce zamieszkania albo adres siedziby. W przypadku podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju zgłoszenie należy złożyć do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (art.3 ust.3 pkt 2 ustawy o VAT). Naczelnik Urzędu Skarbowego rejestruje przedsiębiorcę jako „podatnika VAT czynnego”.

Rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna, a obecnie nie ma też obowiązku obligatoryjnego potwierdzania zgłoszenia rejestracyjnego. Przedsiębiorca, który wystąpi z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji, jest zobowiązany wnieść opłatę w wysokości 170 zł. Natomiast po dokonaniu rejestracji można wystąpić o wydanie zaświadczenia o zarejestrowaniu do VAT i wówczas opłata wynosi 21 zł.

Pamiętaj: Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny jest zobowiązany do umieszczania numeru identyfikacji podatkowej (numer NIP) na wystawianych fakturach.

2. Kto nie ma obowiązku rejestracji

Przypadki braku obowiązku rejestracji określa art.96 ust. 3 i 3a. I tak: nie mają obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego:

• podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust.1 czyli podatnicy, u których sprzedaż nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150.000 zł,

• podatnicy, rozpoczynający wykonywanie czynności opodatkowanych w trakcie roku podatkowego, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty 150.000 zł,

• podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3,

• podatnicy, którzy ustanowili przedstawiciela podatkowego i dokonują na terytorium kraju wyłącznie importu towarów, których miejscem przeznaczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju i wywóz z terytorium kraju jest dokonywany przez importera tych towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Podmioty zwolnione od podatku nie są zobowiązane do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do podatku od towarów i usług, jednak mogą takie zgłoszenie złożyć i wówczas zostaną zarejestrowani jako „podatnicy VAT zwolnieni” (art.96 ust.3 i 4 ustawy o VAT). W przypadku korzystania ze zwolnienia z uwagi na limit obrotów do 150.000 zł nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji sprzedaży oraz nie ma obowiązku składania deklaracji podatkowych.

Ważne: Korzystając ze zwolnienia VAT nie masz prawa do odliczenia VAT naliczngo.

Podmioty, które nie mają obowiązku rejestracji określono także w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 listopada 2014 roku w sprawie określenia podatników niemających obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego. Zgodnie z § 1 powołanego rozporządzenia, obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego nie mają podatnicy:

1. nieposiadający na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z  którego dokonują transakcji gospodarczych, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu, jeżeli wykonują na terytorium kraju wyłącznie następujące czynności:

   • a) usługi transportowe i  usługi pomocnicze związane bezpośrednio z  importem towarów, w przypadku gdy wartość tych usług została włączona do podstawy opodatkowania w imporcie towarów,

   • b) usługi w zakresie kontroli i  nadzoru ruchu lotniczego, świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

   • c) usługi związane z obsługą startu, lądowania, parkowania, obsługą pasażerów i ładunków oraz inne o  podobnym charakterze usługi świadczone na rzecz przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w transporcie międzynarodowym,

   • d) usługi świadczone na obszarze portów morskich polegające na obsłudze środków transportu morskiego lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

   • e) usługi świadczone na obszarze portów morskich, związane z transportem międzynarodowym, polegające na obsłudze środków transportu lądowego oraz żeglugi śródlądowej lub służące bezpośrednim potrzebom ich ładunków,

   • f) usługi ratownictwa morskiego, nadzoru nad bezpieczeństwem żeglugi morskiej i  śródlądowej oraz usługi związane z ochroną środowiska morskiego i  utrzymaniem akwenów portowych i  torów podejściowych,

   • g) usługi związane z  obsługą statków, wymienionych w  klasie PKWiU ex 30.11, należących do armatorów morskich, z  wyłączeniem usług świadczonych na cele osobiste załogi,

   • h) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji statków, wymienionych w  klasie PKWiU ex 30.11, oraz ich części składowych,

   • i) usługi polegające na remoncie, przebudowie lub konserwacji środków transportu lotniczego oraz ich wyposażenia i  sprzętu zainstalowanego na nich, używanych przez przewoźników lotniczych wykonujących głównie przewozy w  transporcie międzynarodowym,

   • j) usługi, w  stosunku do których podatnikami rozliczającymi podatek od towarów i usług są podatnicy, o  których mowa w  art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,

   • k) dostawę towarów, dla której podatnikiem jest nabywca,

   • l) pozostałe usługi świadczone na rzecz armatorów morskich lub innych podmiotów wykonujących przewozy środkami transportu morskiego służące bezpośrednim potrzebom środków transportu morskiego, rybołówstwa morskiego i  statków ratowniczych morskich, o  których mowa w  art. 83 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub ich ładunków,

   • m) usługi telekomunikacyjne, usługi nadawcze lub usługi elektroniczne świadczone na rzecz osób niebędących podatnikami, o których mowa w art. 28a ustawy, rozliczane w  ramach szczególnej procedury, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a i 7 ustawy;

2. zidentyfikowani jako podatnicy VAT - przewozy okazjonalne na podstawie art.134a ust. 4 ustawy.

3. Utrata lub rezygnacja ze zwolnienia od VAT

Po przekroczeniu kwoty 150.000 zł zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę, zatem ta i każda kolejna sprzedaż podlega opodatkowaniu. Przekroczenie wskazanego limitu rodzi obowiązek rejestracji jako podatnik VAT. Natomiast pomimo niskich obrotów można dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia.

Należy pamiętać, że w przypadku rozpoczęcia dokonywania sprzedaży opodatkowanej, utraty zwolnienia od podatku lub rezygnacji z tego zwolnienia, podmioty są obowiązane do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego, a  w przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT zwolnieni - do aktualizacji tego zgłoszenia, w  terminach:

1. przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2, 2a i 4-41 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej sprzedaży,

2. przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust. 1 i 9, w  przypadku utraty tego prawa,

3. przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 oraz art. 113 ust. 1 i 9, w przypadku rezygnacji z tego zwolnienia, z zastrzeżeniem pkt 4,

4. przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5, w przypadku rezygnacji ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 9, od pierwszej wykonanej czynności.

Prosimy pamiętać także o tym, że jeśli podmiot dobrowolnie zrezygnuje ze zwolnienia albo utraci je w wyniku przekroczenia limitu obrotów, ponownie można skorzystać ze zwolnienia nie wcześniej, niż po upływie roku (licząc od końca roku, w którym utracono prawo do zwolnienia lub zrezygnowano z tego zwolnienia).

4. Transakcje wewnątrzwspólnotowe i zagraniczne

Podatnicy, którzy zamierzają współpracować z kontrahentami unijnymi, muszą dokonać rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zasady te reguluje art. 97 ust.1-3 ustawy o  VAT. Tak więc przed dniem dokonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy lub pierwszego wewnątrzwspólnotowego nabycia podatnik ma obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o  zamiarze rozpoczęcia wykonywania tych czynności. Takiego zawiadomienia należy dokonać na formularzu VAT-R, podobnie jak w  przypadku rejestracji dla potrzeb VAT w transakcjach krajowych.

W sytuacji, gdy podatnik zarejestrował się już do VAT składając VAT-R, rejestracji dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonuje na  tym samym formularzu oznaczonym jako „aktualizacyjny”. Prosimy pamiętać, iż ważną pozycją formularza jest pozycja dotycząca daty rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

O  zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej mają obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego:

• czynni podatnicy VAT, którzy zamierzają dokonywać t...