Zasady opodatkowania usług najmu

Sprawdź również portal dla księgowych: Doradca Księgowego i dowiedz się więcej!

1. Pojęcie usług najmu

Ustawa o podatku od towarów usług nie zawiera definicji usług najmu. Nie zawiera także odesłań do definicji zawartych w innych aktach normatywnych. Z definicji “najmu” zawartej w internetowej Encyklopedii PWN wynika, że najem, to: prawo umowa, na podstawie której wynajmujący oddaje najemcy do używania rzecz (także lokal mieszkalny lub użytkowy) albo nieruchomość na czas oznaczony lub nieoznaczony, w zamian za umówiony czynsz.

Natomiast umowa najmu jest umową nazwaną prawa cywilnego, przez którą wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz (art.659 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks cywilny).

2. Kto jest podatnikiem w przypadku usług najmu

Zgodnie z art.15 ust.1 i ust.2 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust.2 bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Natomiast działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W konsekwencji podatnikami VAT są przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej tj. w przypadku, gdy wynajem stanowi przedmiot działalności gospodarczej zgłoszony w ewidencji działalności gospodarczej lub rejestrze przedsiębiorców, a także w niektórych przypadkach, podmioty niebędące przedsiębiorcami w rozumieniu przepisów powołanej ustawy tj. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Powyższe zasady dotyczą także najmu. Zatem, aby najem rzeczy ruchomych lub nieruchomości stanowił działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów VAT musi mieć charakter ciągły dla celów zarobkowych. Zgodnie z internetowym słownikiem PWN, „ciągły” oznacza „trwający bez przerwy, powtarzający się stale”. Zatem nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT najem jednorazowy czy incydentalny. Ponadto, aby wykorzystywanie przez podmiot towarów lub wartości niematerialnych i prawnych stanowiło działalność gospodarczą celem musi być cel zarobkowy. W konsekwencji nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu art.15 ust. 2 wynajmowanie rzeczy ruchomych lub nieruchomości „po kosztach” np. wynajem mieszkania w zamian za równowartość czynszu oraz innych opłat ponoszonych w związku z jego utrzymaniem. Jednak w przypadku wynajmu wykonywanego jako działalność gospodarcza najem „po kosztach” stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

3. Kiedy świadcząc usługi najmu można korzystać ze zwolnienia od VAT

Zgodnie z art.43 pkt 36 ustawy o VAT, zwalnia się od podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Ponadto zgodnie z art.113 ust.1 i ust.9 ustawy o VAT, zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150.000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Zwalnia się od podatku także sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art.5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty określonej w ust. 1. W powyższych przypadkach, pomimo, iż wynajmujący będzie podatnikiem VAT, nie będzie rozliczał należnego podatku. W takim przypadku należy jednak pamiętać o braku prawa do odliczenia podatku naliczonego (art.86 ust.1 ustawy o VAT).  

Zatem podatnikami zwolnionymi od podatku w przypadku świadczenia usług najmu są:

 

• podmioty, które wykonują tylko świadczenie usług wynajmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym na cele mieszkaniowe,

• podmioty, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła w poprzednim roku 150.000 zł lub w przypadku podatnika rozpoczynającego sprzedaż w trakcie roku podatkowego - limitu 150.000 zł w proporcji do okresu prowadzonej w danym roku sprzedaży.

 

4. Opodatkowanie usług najmu wykonywanych na terenie kraju

Zgodnie z art.5 ust.1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, natomiast przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów (art.7 ust.1 i art.8 ust.1 ustawy o VAT). Zatem świadczenie usług najmu, w zakresie, w jakim usługi te są wykonywane na terytorium kraju, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

4.1. Moment powstania obowiązku podatkowego

Ustawodawca przewidział szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku świadczenia usług najmu. Moment ten został określony w art.19a ust.5  pkt 4 lit.b ustawy o VAT. Zgodnie z powołanym przepisem obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art.28b, stanowiących import usług.  Należy przy tym pamiętać o zapisie art.19a ust. 7 ustawy o VAT, zgodnie z którym, w przypadkach, o których mowa w ust.5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art.106i ust. 3 i 4, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.

W przypadku usług najmu ustawodawca określił także szczególny termin wystawienia faktury. Zgodnie bowiem z art.106i ust.3 pkt 4 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności w przypadku m.in  świadczenia usług najmu.

A zatem w przypadku usług najmu data wystawienia lub termin płatności spowoduje obowiązek rozliczenia i zapłaty VAT. W tym miejscu chcielibyśmy zwrócić uwagę, iż uzyskanie zaliczki lub płatności z tytułu omawianych usług nie powoduje obowiązku wystawienia faktury oraz nie wpływa na powstanie obowiązku podatkowego.

PAMIĘTAJ: Obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu świadczenia usług najmu powstaje w dniu wystawienia faktury - jeśli fakturę wystawiono w terminie przewidzianym przepisami prawa, czyli nie później niż z upływem terminu płatności.

Przykład 1Firma “A” za usługę najmu urządzenia wystawiła fakturę 20 listopada 2014 roku. Termin płatności ustalono na 1 grudnia 2014 roku. W tym przypadku obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury przez “A” tj. 20 listopada.

Przykład 2Firma “B” wynajęła “C” lokal użytkowy. Termin płatności ustalono na 15 dzień każdego miesiąca. Za grudzień 2014 roku “A” wystawiła fakturę 2 stycznia 2015 roku. W tej sytuacji “A” wystawiła fakturę w terminie późniejszym, niż wymagają tego przepisy prawa (tj. po terminie płatności, o którym mowa w art. 106i ust.3 pkt 4 ustawy o VAT). A zatem obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu powstał z chwilą upływu terminu płatności za daną usługę tj. w grudniu 2014 roku.

Przykład 3Firma “D” wynajęła maszynę na rzecz “E”. “D” otrzymała część zapłaty przed terminem płatności i jednocześnie przed wystawieniem faktury. W tym  przypadku obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia faktury, albo z chwilą upływu terminu płatności, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi pierwsze.

4.2. Podstawa opodatkowania

Podstawę opodatkowania usług najmu określa się w oparciu o art.29a ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z powołanym przepisem, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej łącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W tym miejscu chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na sposób rozliczenia kosztów eksploatacyjnych związanych z przedmiotem najmu. Przypomnijmy, iż przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Ustawodawca nie zdefiniował jednak, jakie koszty wynajmującego mieszczą się w pojęciu „czynszu”. Biorąc pod uwagę stanowisko organów podatkowych wskazać należy, że jeżeli z zawartej umowy najmu wynika, że oprócz czynszu najmu najemcy zobowiązani są ponosić również dodatkowe opłaty za media oraz tzw. koszty eksploatacyjne związane z korzystaniem z przedmiotu najmu, oznacza to, że do podstawy opodatkowania winny być wliczane także te koszty dodatkowe bezpośrednio związane z zasadniczą usługą najmu. Natomiast, jeśli najemca, w przypadku najmu lokalu, podpisze odrębne umowy na dostawę mediów do lokalu z ich bezpośrednimi dostawcami, wówczas do podstawy opodatkowania nie wlicza się wartości usług dostaw mediów.

Natomiast zdaniem sądów administracyjnych opłaty za media powinny być rozliczane zgodnie z umową najmu nieruchomości. Jeżeli z zapisów umowy jasno wynika, iż opłaty dotyczące korzystania z mediów reguluje najemca na rzecz wynajmującego w sposób odrębny od opłaty za najem, wówczas istnieje możliwość rozliczenia takich opłat niezależnie od czynszu czyli mogą być one refakturowane. Przykładowo w wyroku NSA z 19 czerwca 2013 roku, sygn. akt I FSK 252/13 stwierdzono, że usługa najmu i usługi związane z dostawą mediów mogą stanowić niezależne świadczenia. Za tym, że są to odrębne świadczenia przemawia też oddzielne ich fakturowanie. Jeżeli są to niezależne usługi, to nie są objęte tą samą podstawą opodatkowania i nie mogą stanowić dodatkowych kosztów czynności najmu, jakie należy uwzględnić przy obliczeniu podstawy opodatkowania. Natomiast z wyroku WSA w Gliwicach z 11 lutego 2014 roku, sygn. akt III SA/Gl 1765/13 Sąd wskazał, że w zależności od treści umowy najmu wynajmujący może wystawić na najemcę jedną fakturę VAT z zastosowaniem stawki właściwej dla usługi najmu, obejmującą kompleksową usługę najmu oraz dostawę mediów, albo dwie faktury VAT: jedną za usługę najmu (bez kosztów dostawy mediów), drugą – refakturę kosztów mediów, z zastosowaniem odpowiedniej dla danej usługi stawki podatku. „O konieczności ujęcia dwóch lub kilku usług (dostaw) jako całości będzie decydował brak odrębności i niezależności poszczególnych czynności realizowanych w ramach jednej transakcji. Okoliczności te winny być ustalane indywidualnie, tym samym zależą od konkretnego stanu faktycznego”. W sprawie tej Dyrektor Izby Skarbowej zakwestionował postępowanie podatnika, który zawarł umowy najmu przewidujące odrębny sposób rozliczania za zużyte media. Po otrzymaniu faktur od dostawców mediów (wody, energii elektrycznej i cieplnej, usług odprowadzania ścieków) podatnik refakturował te koszty na najemcę z właściwą dla nich stawką VAT. Organ podatkowy wskazał m.in. że najemca może ponosić koszty mediów i eksploatacji nieruchomości odrębnie i niezależnie od czynszu wyłącznie wtedy, gdy zawrze umowę bezpośrednio z dostawcą tych usług.

W związku z tym wynajmujący powinien wystawić fakturę ze stawką VAT właściwą dla usług najmu, a podstawa opodatkowania powinna obejmować także koszty dostawy mediów. Interpretację tę uchylił WSA. Wskazał, że skoro na najemcy nie ciąży obowiązek korzystania z mediów, to usługa dostarczania mediów nie może być traktowana jako element składow...